LOS NEGOCIOS INTELIGENTES MIRAN AL FRENTE

10 de diciembre del 2009 | por Gerardo Zamudio

Tal como un espejo retrovisor es de vital importancia para el manejo de un auto, las aplicaciones de Inteligencia de Negocios (BI, por sus siglas en inglés) son muy efectivas para el desempeño de un negocio, sin embargo, la perspectiva que le brinda a una empresa es a partir de operaciones que ya sucedieron (aunque sea en un tiempo muy cercano) y no de aquellas que vienen al frente y están por suceder.

Actualmente, las empresas necesitan tener la capacidad de visualizar, analizar y actuar en tiempo real, alrededor de eventos y datos originados desde una amplia variedad de fuentes de información. Herramientas como la “Inteligencia Operacional”, habilitan a los tomadores de decisión para responder a las condiciones cambiantes del negocio e incrementa la eficiencia de las operaciones. Lo que ayuda a mantener la satisfacción de los clientes y a retenerlos;, reduce costos e incrementa los ingresos.

De acuerdo con Xavier Espinosa de los Monteros, CEO de Latbc, firma de Consultoría en TI, “El desempeño del pasado, no es garantía de futuros resultados. Dentro del entorno económico actual, los altos ejecutivos, directores corporativos y mercados financieros buscan todo menos sorpresas y demandan mayor y mejor visibilidad de su negocio. Es por eso que decidimos traer al mercado mexicano la siguiente generación de Inteligencia de Negocios, la cual está siendo dirigida por 3 factores principales: El despliegue de analisis predictivo, monitoreo del desempeño en tiempo real y mucha mayor velocidad de análisis”.

Según el estudio realizado por Accenture y GS1 México: “La alta dirección en México frente a los retos de la innovación”, se demuestra que a pesar de la presión de la crisis económica, las empresas mexicanas encuestadas tienden a buscar la reducción de costos a través de mejoras en su operación. El 63% mencionó a la estandarización y automatización de procesos como una de las tres principales medidas de reducción de costos citadas como “muy importantes”.

Entre los extremos de un reporteo similar al de un espejo retrovisor y el analisis predictivo avanzado ,que radica en el monitoreo en tiempo real, se encuentran los ejecutivos que dan la cara a los clientes, quienes, cada vez más, requieren de saber qué está sucediendo en este momento, no ayer , ni siquiera hace 10 minutos atrás.

De acuerdo con Ventana Research “Inteligencia Operacional, puede hacer los riesgos más visibles e incrementa el cumplimiento de las políticas empresariales. Además, ayuda a remediar conflictos a través de la notificación y jerarquización en tiempo real, así como el análisis de la ruta de la causa del problema”.
Un beneficio común, para todo tipo de empresas, es la capacidad de administrar múltiples Niveles de Servicio Acordados (SLA’s, por sus siglas en inglés) a lo largo de grandes centros de datos y alcanzar un mejor cumplimiento de dichos acuerdos.

Beneficios y ROI a partir de Inteligencia Operacional

• Mejorar la transparencia de las actividades del negocio
• Mejorar los ingresos a través de la atención en eventos de alta prioridad
• Mejorar la gobernabilidad actuando rápidamente cuando los contratos o regulaciones tienden hacia el incumplimiento.
• Mejorar el uso de los recursos a través del monitoreo en tiempo real de la demanda de suministro y otros eventos relacionados
• Mejorar la efectividad de marketing, especialmente en promociones basadas en web
• Reducir las actividades fraudulentas a través de la detección de comportamientos sospechosos en el momento en qué ocurren y la acción rápida para reducir su impacto
• Reducir retrasos en ordenes y servicios

Capacidades Críticas de Inteligencia Operacional

1. Capacidades de decisión y visualización completa al usuario:

Un escenario común en muchas empresas es que las aplicaciones de BI son usadas por pocas personas y tienen un impacto mínimo en el negocio. Según un estudio publicado por The Data Warehouse Institute, actualmente sólo el 18% de los usuarios potenciales de Inteligencia de Negocios usan herramientas de BI. Para lograr el objetivo de satisfacer las necesidades del restante 82% de la población de la empresa, se deben proveer herramientas que estén accesibles a cualquier usuario de la organización que las requiera, sin importar el nivel que tenga dentro de la organización. Para cumplir esto sin que se atente contra la integridad de la información de la empresa, es necesario que se cuente con un único modelo empresarial, de manera que la información sea consistente y actualizada.

2. Acceso a datos operacionales desde una amplia variedad de fuentes:

Inteligencia operacional va más allá de las bases y el almacenamiento de datos tradicionales para brindar acceso a una vasta selección de información – tanto estructurada como no estructurada. Permite el apalancamiento de los datos estructurados generados en sistemas transaccionales y procesos de negocios. Debido al volumen de información que está siendo creada diariamente por individuos dentro de la compañía y por accionistas fuera de ésta, se vuelven indispensables los datos no estructurados provenientes del email y espacios de colaboración en web (wikis)

3. Análisis continuo en tiempo real:

A diferencia de las aplicaciones de BI tradicionales, las cuales recalculan los cuestionamientos desde el inicio cada vez que les es entregada una nueva requisición, las herramientas de Inteligencia Operacional almacenan los resultados del análisis inicial y sólo procesa los cambios que se han sumado cada vez que llegan nuevos cuestionamientos. Por lo tanto el ROI generado es: entrega de análisis mucho más rápido.

OI es también una herramienta muy poderosa analizando múltiples eventos sobre un periodo especifico de tiempo, detectando patrones complejos y correlacionándolos. Por ejemplo puede detectar el uso sospechoso de un crédito a través del monitoreo de las actividades de una tarjeta en el momento en que ocurren. Puede desempeñar análisis de tendencias sobre el flujo de eventos y puede correlacionar el flujo de información en tiempo real con datos almacenados e históricos.

4. Análisis de la ruta de la causa para facilitar acciones correctivas:

Los analistas necesitan saber cual evento provocó qué excepción o acción correctiva y que impacto tendrá en el futuro. Para encontrar la ruta de la causa es necesario tener la capacidad para detallar en el contexto para descubrir porque ocurrieron ciertos eventos. Navegando en los procesos se muestra la historia de la ejecución del evento para definir o descubrir que salió mal y en dónde. Y se pueden iniciar las acciones correctivas y preventivas.

La importancia del Tiempo Real

Más allá de BI, Inteligencia Operacional es una filosofía basada en procesos, los cuales son documentados e informatizados y se monitorean en tiempo real, de manera que se analizan y detectan situaciones anormales de los procesos desde el momento en que se genera la información y llegan a los usuarios en forma de gráficas o tableros de mando mejor conocidos como dashboards.

Gartner, estima que menos del 20% de la información recolectada por las organizaciones se aprovecha para la gestión efectiva del negocio. Por si fuera poco, de acuerdo con un estudio publicado el año pasado por la Asociación para la Administración de Información e Imágenes, 42% de los directivos utiliza información incorrecta al menos una vez por semana.

Además, debido a la naturaleza altamente competitiva del mercado en la actualidad, no alcanzar los Niveles de Servicio Acordados (SLA) resulta en clientes insatisfechos, incumplimiento de contratos y por consiguiente en pérdida de ganancias. Con base al mismo estudio de Accenture, es significativo mencionar que, ante la coyuntura, 99% de los encuestados tiene como estrategia principal “construir relaciones cercanas con clientes existentes”.

Por lo anterior, es importante detectar de manera oportuna cualquier violación a los SLA’s y tener la capacidad de responder a éstas para prevenir resultados negativos. Para eso, las compañías necesitan administrar los eventos del negocio en tiempo real.

Algunos ejemplos prácticos y beneficios tangibles de las aplicaciones de Inteligencia Operacional puede ser la manera en que un centro de contacto de una empresa detallista que experimenta largos tiempos de espera puede de manera ágil y dinámica seleccionar y transferir a clientes de mayor prioridad hacia el inicio de la lista, Las aerolíneas pueden reasignar a sus pasajeros otro vuelo en caso de que la conexión se haya perdido. Empresas de logística y embarcaciones pueden desviar vehículos y paquetes en caso de retrasos inesperados para optimizar sus rangos de tiempo de entrega.

Alinearse a la velocidad del negocio es un reto interminable. Las fluctuaciones en la oferta y la demanda a nivel global, las necesidades de los clientes, los cambios en las regulaciones y otras variables son difíciles de predecir. Sin embargo, la Inteligencia Operacional abre un camino para conducir una empresa dentro del cambiante ambiente de negocios de manera viable y competitiva.

Los servicios de consultoria de Latbc, así como sus soluciones de Inteligencia Operacional, brindan, de la manera más amigable y visual que ninguna otra solución existente en el mercado, el seguimiento del desempeño del negocio en tiempo real, visualización de indicadores clave, cumplimiento de políticas y objetivos, análisis y correlación de información de fuentes variadas, permitiendo a sus clientes incrementar la eficiencia del negocio, reducir sus riesgos y costos, así como aumentar la satisfacción de sus clientes.