BUSINESS PROCESS MANAGEMENT, EL CEREBRO DE LA ORGANIZACIÓN

9 de junio del 2010 | por Rodolfo Serralde Solórzano

∙ La gestión de procesos de negocio se mantendrá como la prioridad número uno durante cuatro años consecutivos. Gartner 2010

Aunque el país ya está en etapa de recuperación económica y de acuerdo con la OCDE, se espera que este año la economía cierre con una expansión del 2.7% después del pésimo escenario que se mostró en 2009 a causa de la dependencia económica de México hacia E.U., los estragos aún son evidentes para el sector empresarial y la estabilización mucho depende de factores externos.

Sin embargo, aunque suene a frase típica, “Hay que aprovechar las oportunidades que nos genera una crisis”, migrando hacia la reinvención e innovación con el fin de estar siempre un paso adelante sobre los sistemas que hoy en día son funcionales dentro del entorno empresarial. Es importante señalar que en tiempos de desastre es cuando se originan las mejores ideas y la creatividad surge como sentido de supervivencia para buscar procesos más rentables dentro de las organizaciones, y lograr subsistir de manera óptima.

Actualmente, las empresas de todo tipo están preocupadas por tener el control de sus procesos de negocio, mejorarlos y con esto, posicionarse como empresas rentables y efectivas ante la cuantiosa competencia. Es un reto para los encargados del área de sistemas, directivos y el organismo en general conocer totalmente sus procesos de negocio, elementos fundamentales en la compañía y que muchas veces no son gestionados, no tienen asignados objetivos y ni siquiera están identificados o definidos, todo esto para poder calificar su actuación.

Gustavo Escobedo, Director BPM de Praxis, empresa mexicana consultora en soluciones de TI con más de 13 años de experiencia, comenta que “La metodología BPM, en conjunto con la tecnología BPMS (Business Process Management System) de Praxis, permite definir, orquestar y ejecutar procesos de negocio que cruzan distintas áreas, personas y sistemas, creando así una capa de negocio homogénea que le permite resultados alineados con las metas estratégicas de la organización, logrando una correcta administración del negocio pues de ésta depende el 80% del fracaso o éxito de un proyecto”.

Gestión y tecnología son la fórmula utilizada estos días tanto para alcanzar los niveles de competitividad como para cubrir la necesidad de controlar y medir sus procesos con el fin de automatizar y tener visibilidad de todo lo que ocurre en la empresa. Por ello, el BPM es una tecnología bastante rentable y con mayor crecimiento en el mercado de las TI en los últimos años. Según Gartner, los CEOs miran cómo reestructurar sus compañías en el actual contexto económico, lo que hace que el BPM cobre cada vez mayor importancia.

El cerebro de la organización

Es simple entender los que es un BPM, sólo hay que hacer una analogía con el cuerpo humano; si imaginamos que el BPM es el cerebro que orquesta el funcionamiento del organismo, recibiendo la información proveniente de cada miembro u órgano y tomando decisiones de manera inmediata.

Definido por Gartner, el BPM es una práctica de gestión que ofrece gobernabilidad en los procesos de negocio hacia la consecución de mejorar en agilidad y rendimiento operacional. Es un conjunto estructurado de métodos, políticas, métricas, buenas prácticas de gestión y herramientas de software que permiten gestionar y optimizar continuamente las actividades y procesos de una organización.

Seguramente, el primer cuestionamiento que un empresario se hace al escuchar la palabra BPM (Business Process Management) y su definición, es ¿Realmente mi empresa lo necesita?, pues ante la resaca que dejó la crisis económica, los altos directivos se cuestionan más sobre las inversiones que realizarán en tecnología.

Sin embargo, la respuesta está en que además de tener que subsistir ante la competitividad y la globalización, ya no basta con seguir la receta de la estrategia, ahora hay que volver a diseñar los procesos que se llevan a cabo, para que ésta surta efecto, lo que implica, adquirir metodologías y/o herramientas que lo hagan posible.

Una gestión de procesos óptima se centrará básicamente en el aumento de la eficiencia a través de la coordinación de los procesos de negocio y la información empresarial con la estrategia de las organizaciones al medir, controlar, automatizar y monitorizar las tareas, documentos y procedimientos de una organización de forma ágil, posibilitando la rápida adaptación ante los cambios del entorno.

Si su organización actualmente se encuentra ante al menos 3 de los siguientes retos, BPM puede ayudarle de manera eficiente a enfrentarlos y resolverlos con un enfoque de negocios en un tiempo razonable.

• Eliminar errores y aumentar eficiencia y productividad.
• Aumentar la flexibilidad y control.
• Optimizar la gestión de los procesos.
• Automatizar sus procesos y actividades.
• Simplificar sus operaciones para competir en mercados dinámicos.
• Obtener trazabilidad y métricas de las actividades.
• Anticipar al mercado y la demanda de prospectos y clientes.
• Mejorar la satisfacción de clientes.
• Reaccionar oportunamente a cambios en el entorno.
• Ajustar la organización rápidamente y de manera simple a nuevas regulaciones.
• Integrar los aplicativos en una sola plataforma para optimizar los recursos de TI.
• Reducir costos y tiempos.

Si bien la tecnología ha llegado a los procesos más cotidianos de la vida, también lo ha hecho en el aspecto operacional de las organizaciones, que si bien han invertido en un gran número de sistemas para lograr un control en sus procesos, no han llegado a obtener el dominio total. De acuerdo con Gartner, en el 2013, BPM será un imperativo para las empresas en busca de eficiencia en aquellas áreas caóticas. A través de la gestión de procesos en una organización se pueden llegar a obtener grandes beneficios a través del incremento de control y trazabilidad de las actividades en curso, como los señalados por la consultora Gartner a continuación:

• Reducción de plazos al implantar nuevos procesos de negocio.
• Optimización de tiempos, costos y recursos.
• Integración punta a punta de los procesos con las áreas y tecnologías implicadas.
• Integración de terceras partes en los procesos.
• Consolidación de la información derivada de la gestión de procesos.
• Facilita la eliminación del papel de los controles administrativos.
• Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de calidad.
• Mejora el control, seguimiento y auditoria operativa así como el manejo de contenido de los procesosde manera ordenada.
• Flexibilidad de reglas de negocio, políticas, Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA’s‘) e Indicadores Clave de Desempeño (KPI’s).

“El BPM se ha convertido en el aliado perfecto de los ejecutivos visionarios de las organizaciones para lograr un alto ROI (Retorno de la Inversión), además de la agilidad y la flexibilidad necesarias para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado”, finalizó Gustavo.