SISTEMAS DE GESTIÓN; ¿QUÉ HACER CUANDO SE TORNA OBSOLETO?

6 de noviembre del 2010 | por Armando Araujo

Un sistema de gestión, ¿Qué es?

Durante mucho tiempo, el mercado ha influido en la creación de una necesidad tecnológica que ahora resulta inaplazable: Contar con un Sistema de Gestión empresarial.

El sistema de Enterprise Resource Planning es una estructura probada para la gestión y mejora continua de las políticas, procedimientos y procesos de la organización. Esta columna vertebral debe llegar a todas las áreas no solo de la empresa, sino de la cadena de valor. En la búsqueda de un sistema correcto de ERP, se deben considerar las estrategias de negocios, la visión, posibilidades y deseos de expansión de la empresa.

Diversas organizaciones cuentan con sistemas y aplicaciones antiguas, heredadas de otras administraciones del área de sistemas que automatizan solamente una parte de la función de los negocios y no prevén el proceso múltiple de la cadena de valor. Por otra parte, suelen requerir de capacitación constante y hereditaria, ya que en ocasiones se requieren modificaciones de procesos.

Si estos procesos se encuentran intrínsecos en el sistema las empresas pasan por un proceso menos doloroso al buscar esta herramienta. Los proveedores del software de ERP, deben tener entre sus opciones un sistema que permita modificaciones modulares con el paso del tiempo, y no un sistema monolítico, que no permita colaboración o crecimiento a futuro. Las tendencias hoy en día apuntan a la verticalización de los sistemas, un ERP especializado en la industria para la que se adquirió el sistema es la diferencia entre el éxito y el fracaso de una estrategia comercial.

Un sistema de gestión eficiente, debe ayudar a lograr los objetivos de la organización mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión y el pensamiento disciplinado.

¿Por qué los sistemas de gestión son necesarios?

Las empresas que operan en el siglo XXI se enfrentan a muchos retos, significativos, entre ellos:

• Rentabilidad
• Competitividad
• Globalización
• Velocidad de los cambios
• Capacidad de adaptación
• Crecimiento
• Tecnología

Equilibrar estos y otros requisitos empresariales puede constituir un proceso difícil y desalentador.

Es aquí donde entran en juego los sistemas de gestión, al permitir aprovechar y desarrollar el potencial existente en la organización.

La implementación de un sistema de gestión eficaz puede ayudar a:

• Gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros
• Mejorar la efectividad operativa
• Reducir costos
• Aumentar la satisfacción de clientes y partes interesadas
• Proteger la marca y la reputación
• Lograr mejoras continuas
• Potenciar la innovación
• Eliminar las barreras al comercio
• Aportar claridad al mercado

El uso de un sistema de gestión probado le permite renovar constantemente su objetivo, sus estrategias, sus operaciones y niveles de servicio.

Cuando un sistema de gestión se vuelve obsoleto por lo regular es derivado de políticas o procedimientos que ya rebasaron el modelo actual. El sistema de gestión debe de ser lo suficientemente ágil para poder implementar estos nuevos modelos de negocio, y en caso de no serlo lo recomendable seria actualizarlo o cambiarlo.