ERP + RRHH: ECUACIÓN EXITOSA

11 de mayo del 2008 | por José Luis Martínez*

“Aquellas empresas que ya tienen un ERP y no han implementado los módulos de Recursos Humanos están perdiendo efectividad en la administración del negocio”.

En la actualidad existe una fuerte inversión en infraestructura tecnológica que debe ser aprovechada. Son muchas las empresas que han adquirido sistemas de Planeación de Recursos Empresariales (ERP’s), Administración de la Relación con el Cliente (CRM’s), Inteligencia de Negocios (BI’s) o soluciones de Administración de la Cadena de Suministros (Supply Chain Management).

El sector empresarial mexicano cuenta ya con una amplia y funcional infraestructura tecnológica, por lo que el siguiente paso deberá darse en cuestiones de innovación, es decir, aprovechar la plataforma existente para generar valor y desarrollo.

El ERP más vigente que nunca

Las soluciones antes señaladas han sido ampliamente promovidas por diferentes proveedores del sector de tecnología de información (TI). Pero especialmente, hoy en día, consideramos de fundamental trascendencia aprovechar las capacidades que brindan los sistemas ERP.

Datos del sector demuestran que las empresas más exitosas y competitivas en el mundo están implantando o utilizando sistemas de ERP con el fin de integrar todos sus procesos de negocio, no sólo de forma interna sino externa con sus socios y proveedores, con el objeto de servir mejor a sus clientes.

Un ERP facilita a las empresas la adopción de nuevas tecnologías que les permiten estar a la vanguardia en soluciones de la industria, posicionándose como líderes en su mercado. En ese marco, podemos considerar a los sistemas de ERP como cimientos de la era de la información, ya que constituyen un elemento importantísimo para que las empresas desarrollen estrategias, mantengan y conquisten los mercados en los que compiten.

Pero ¿qué pasará cuando todas las empresas que compiten en un mismo sector cuentan con los mismos sistemas o algunos similares? En este caso, creo la sugerencia es analizar dicho sistema de ERP y agregarle valor, a través de soluciones que fortalezcan a su capital humano, el cual, es el activo más importante de toda compañía.

Obteniendo ventajas del ERP

La función de recursos humanos (RRHH) se encuentra en un momento crítico en el que debe dar respuesta a las nuevas exigencias que las organizaciones les plantean, por lo que está siendo sometida al reto de realizar más con menos. En este contexto, las soluciones basadas en la gestión del capital humano surgen como una alternativa que permite a los departamentos de recursos humanos centrarse en las actividades que aportan valor y delegar en un proveedor especializado aquellas que no lo hacen. Si bien la función de recursos humanos ha sido pionera en la subcontratación de servicios como la formación y selección de personal, es ahora cuando emerge un nuevo concepto: las soluciones integrales de Recursos Humanos, que van mucho más allá de la tercerización, ya que implica la transferencia al proveedor del conjunto de responsabilidades que debería realizar el equipo interno de la compañía. Con ello, la empresa conserva las decisiones a nivel estratégico y delega en el proveedor la ejecución.

Según un estudio realizado por la firma británica de Conference Board el 75% de las empresas del Reino Unido consultadas afirma que ya está tercerizando, o está por hacerlo, la función de recursos humanos. Esta explosión se explica en parte por la creciente complejidad de las funciones administrativas de RRHH que elevan los costos y no generan ingresos. Como resultado de estas observaciones, Yankee Group señala que aquellas organizaciones con más de 1.000 empleados que han decidido tercerizar los procesos de RRHH han visto reducir sus costos en esta área hasta un 20%. Además, la consultora pone de manifiesto que el mercado de outsourcing de RRHH alcanzará un volumen de negocio de 14.000 millones de dólares en 2009.

La plataforma de valor: ERP + RRHH

Un ejemplo de valor agregado es que, hoy en día, aprovechando la infraestructura actual con la que cuenta el cliente por tener un sistema de ERP, ya podemos integrar en forma natural los procesos de Recursos Humanos y Nómina con los diferentes componentes de negocio de la empresa compartiendo la misma base de datos y evitando la creación de interfaces con los diferentes procesos de negocio.

Integrar los procesos de Recursos Humanos con los demás procesos de negocio facilita que los directivos de las empresas lleven a cabo de manera efectiva y productiva la planeación estratégica, táctica y operativa de la administración de los Recursos Humanos; dicha integración también contribuye a tener a los mejores empleados, en el mejor lugar de trabajo, aportando el máximo valor a la empresa y logrando el más alto nivel de productividad y eficiencia, al mismo tiempo que se satisfacen las necesidades de desarrollo profesional del personal y se retiene el capital intelectual correspondiente.

Por ejemplo, los requerimientos de mantenimiento y servicio en una planta pueden ser definidos en forma integral con el sistema de Recursos Humanos, facilitando la asignación de empleados y la transferencia de costos. Las horas trabajadas en este proceso de mantenimiento y servicio son transferidas al sistema de Recursos Humanos en forma automática como bloques de tiempo que son evaluados en la Nómina.

Otros ejemplos de las ventajas y beneficios que obtenemos con la integración de los procesos de Recursos Humanos a un sistema de ERP, en lo que corresponde a la parte de finanzas y contabilidad, es la facilidad de llevar en forma automática las transferencias de costos para presupuestos, la asignación de centros de costos y distribución de costos, transferencias del gasto en unidades de tiempo a los diferentes centros de costos, transferencias de los resultados de Nómina para generación de pagos, transferencia de comprobantes de gastos de viaje, entre otros.

En la integración de un sistema de Recursos Humanos a un sistema de ERP, es el factor humano de quien depende que se transmitan las necesidades de los diferentes procesos para construir una infraestructura capaz de mantenerlos operando en forma conjunta en la que cada proceso es un engrane de la maquinaria del negocio de la empresa.

Contar con un ERP donde estén integrados los procesos de Recursos Humanos permitirá a las empresas integrar cualquier solución que requiera su negocio tales como: supply change management, e-business, e-commerce, Business Intelligence, Knowledge Base Systems, entre otros. Soluciones como las que ofrecen el fabricante de software Intelexion y el integrador de soluciones de Recursos Humanos y Nómina probiZion, son un complemento idóneo para los grandes ERP’s, por su especialización en temas de RH.

En resumen, la integración de procesos significa la operación eficiente y automática en la que la información, que está contenida en un mismo repositorio, es actualizada en tiempo real y siempre está disponible para todos los usuarios de forma confiable y segura; y donde los procesos de Recursos Humanos juegan a su vez un papel integrador de todas las funciones operativas, tácticas y estratégicas del negocio de la empresa.

Algunos casos de éxito

Podemos mencionar algunos ejemplos de empresas que teniendo o estando en el proceso de adquirir un ERP, de los fabricantes más importantes del mercado, se decidieron por las soluciones integrales de Administración, Planeación y Desarrollo de Intelexion, en lo que corresponde a procesos de RH:

· La empresa líder en el sector de tiendas de “proximidad”, teniendo Oracle como ERP, se decidieron por Intelexion para lo correspondiente a RH.
· La embotelladora más grande de México, teniendo SAP como ERP, se decidieron por Intelexion para RH.
· En el área de alimentos y bebidas, una de las principales compañías del ramo teniendo como ERP a PeopleSoft a nivel mundial, en México se decidieron por Intelexion para RH.
· Una de las más fuertes tiendas de autoservicio, al analizar los ERP en el mercado, se decidió por SAP y por Intelexion para RH.
· El principal productor de harina de maíz teniendo a SAP como ERP, se decidió por Intelexion para RH.
· El líder mundial en la industria de las comunicaciones digitales integradas, teniendo a Oracle como ERP, se decidió por Intelexion para RH.
· Uno de los más importantes grupos internacionales, con sede en la ciudad de Monterrey, Nuevo León, que cuenta con negocios automotrices, agroindustriales y de servicios, habiendo implantado Oracle en una de sus subsidiarias hace 2 años, tomó recientemente la decisión de implantar Intelexion en el Corporativo.

A manera de conclusión

Aquellas empresas que ya tienen un ERP y no han implementado los módulos de Recursos Humanos están perdiendo efectividad en la administración del negocio.

Para llevar a cabo este proceso de implementación será necesario contar con los procesos de Recursos Humanos alineados a la estrategia del negocio. En este sentido, es importante seleccionar una firma experta en implementaciones de estos módulos y procesos de Recursos Humanos y Nóminas.

Los problemas más complicados de resolver no se derivan de la tecnología por sí misma, sino que tienen que ver con el Capital Humano. De tal manera que, tanto empleados como directivos, deben estar comprometidos con las iniciativas del cambio. Es imprescindible un sólido liderazgo que identifique las posibles resistencias al cambio y las maneje adecuadamente.

Por último, la correcta administración de cualquier proyecto de implementación y la capacitación del personal que estará a cargo de los procesos de negocio con un sistema de ERP, son dos factores básicos que no se pueden pasar por alto si se quiere tener éxito. Y no está por demás decirlo: la clave del éxito siempre será el factor humano.

*Acerca del autor:

José Luis Martínez es director general de probiZion. jlmartinez@probizion.com