MOVILIDAD DE LA INFORMACIÓN

15 de septiembre del 2015 | por Top Management

El 46% de los trabajadores pasa más de la mitad del tiempo fuera de su oficina

Actualmente las organizaciones rara vez carecen de la información necesaria para desarrollar su negocio en este nuevo mundo del trabajo donde el 46% de los trabajadores ya pasa más de la mitad de su tiempo fuera de la oficina. Sin embargo, mucha de esta información no fluye correctamente y no está disponible para la adecuada toma de decisiones. Estas son algunas de las conclusiones de la encuesta de Ricoh empresa tecnológica global especializada en equipos de impresión de oficina, soluciones de impresión de producción, servicios de TI y sistemas de solución documental, en colaboración con la consultora IDC a más de 300 tomadores de decisiones para conocer los obstáculos que enfrentan actualmente dentro de un ambiente móvil.

• ¿Cuáles son los hallazgos principales del estudio?:

1. La falta de herramientas de colaboración – Sólo 1 de cada 4 organizaciones (27 por ciento) suministra herramientas de colaboración a todos los empleados, y sólo 3 de cada 10 (30 por ciento) ofrece conferencias web a sus colaboradores.
Las herramientas de trabajo digitales son cada vez más esenciales y el hecho se sustenta gracias a que casi la mitad de los trabajadores (46 por ciento) están pasando al menos la mitad de su tiempo de trabajo fuera de la oficina tradicional.
2. Débil soporte móvil – Casi todo el mundo lleva una computadora en su teléfono inteligente o tablet, pero muchos trabajadores no puede aprovechar su potencial para los negocios. Sólo 3 de cada 10 empleados (29 por ciento) pueden acceder a varias o casi todas las aplicaciones de software empresarial a través de sus dispositivos móviles. Sólo 1 de cada 4 (24 por ciento) pueden imprimir con sus smartphones.
3. Los Silos de información – Los silos de información todavía proliferan en los negocios, por lo que es difícil recopilar y compartir información valiosa dentro de la empresa. Por ejemplo, la mitad de los empleados necesitan acceder a 6 o más bases de datos para hacer su trabajo, pero menos de 1 de cada 5 empleados (18 por ciento) busca dentro de una sola base de datos.
4. Los flujos de trabajo manuales – ¿Cuánto tiempo se pierde haciendo un trabajo ‘innecesario’? Mucho, sólo 2 de cada 5 organizaciones (41 por ciento) han automatizado la mayoría o todos sus flujos de trabajo, y sólo 1 de cada 4 (24 por ciento) han integrado flujos de trabajo a través de límites departamentales.
5. La dependencia excesiva en el papel – Aproximadamente la mitad de los flujos de trabajo en las empresas se basan en papel, poniendo en peligro la velocidad, la precisión y la visibilidad de la compañía.
6. Intangibilidad – Casi 40 por ciento de la información de una organización se encuentra dentro de archiveros o en las «mentes de los empleados.»

Entonces, ¿cuál es el antídoto?

La movilidad de la información es la capacidad de mover la información en toda la organización, independientemente de que formato sea, papel o digital. Es también la capacidad de transformar esa información – y de reutilizar o buscar – en cualquier formato. En última instancia, esto significa que tener acceso a los datos pertinentes que uno necesita en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier forma para obtener mejores resultados de negocio. Actualmente existen varias tecnologías que apoyan la movilidad de información de las organizaciones, incluyendo la habilitación de dispositivos móviles, portales de autoservicio, software de gestión de procesos de negocio, redes sociales empresariales, captura inteligente de datos e impresión y la implementación de la Nube.

Beneficios de la movilidad de la información

Una fase de la investigación de IDC sobre la movilidad de la información incluyó entrevistas cualitativas con 12 empresas que determinaron que habían logrado la madurez en la movilidad. Estas organizaciones representan una variedad de industrias – cuidado de la salud, servicios financieros, gobierno, manufactura, energía, tecnología y transporte – y todos tenían más de 500 empleados. IDC sondeó el valor de estas empresas como resultado de la aplicación de varias iniciativas relacionadas con las tecnologías que hacen posible la movilidad de la información.
Entre otros hallazgos:

• Estas empresas experimentaron aumentos de productividad promedio neto de 28 por ciento.
• Ocho de las 12 empresas tuvieron incrementos en los ingresos (con promedio de 24 por ciento).
• Diez de las 12 experimentaron reducciones de los costos operativos (23%).

Por último, las empresas que abrazaron la movilidad de la información registraron un aumento promedio de ingresos anuales de $7,210 USD por empleado, una reducción del coste de $16.027 USD per cápita, mayor número de clientes, y la menor pérdida de clientes.

Ricoh está comprometido con la mejora de la movilidad de la información mediante la comprensión de los flujos de trabajo dentro de las organizaciones y ayudando a tener un mejor acceso a la información crítica de las compañías mediante la implementación de sus soluciones de gestión documental. «Esta investigación es central en nuestra misión de ayudar a más organizaciones a obtener mejores resultados de negocio a partir de la información que crean y capturan todos los días», dijo Tim Vellek, Senior Vice President, Marketing, Ricoh Americas Corporation. «Con demasiada frecuencia, la información corporativa se encuentra atrapada en lugares y formatos que son difíciles de buscar e incorporar en los flujos de trabajo automatizados. Con la movilidad de la información, las organizaciones puede diseñar estrategias que impulsan nuevos resultados empresariales».

Liga de interés:

www.ricoh.com.mx/