COMUNICACIONES UNIFICADAS: NO MÁS JUEGOS A LAS ESCONDIDAS

19 de marzo del 2011 | por Martha Olavarrieta

∙ De acuerdo con IDC, el mercado de Comunicaciones Unificadas ascendió a 8.000 millones de dólares en 2010, cifra que se elevará hasta 16.600 millones en 2014.
∙ Las comunicaciones unificadas tienen un retorno de la inversión del 337%, según Forrester Research.

Las empresas modernas abrazan la tecnología con la intención de mejorar los procesos, mejorar el negocio y delinear sus diferenciadores, es decir, los empresarios buscan soluciones tecnológicas con la finalidad de hacer excelente lo que ya hacen bien, con la intención de rendir siempre mejores cuentas a sus clientes. Para conseguirlo es determinante integrar las comunicaciones que existen en la empresa, pues está en peligro el lograr objetivos y mantener a los equipos de trabajo alineados en búsqueda de éxito.

Hoy en día existen innumerables tecnologías para comunicarnos; sin embargo, la mayoría de ellas no son compatibles entre sí, no hablan los mismos códigos o son imposibles de sincronizar, y a pensar de ser herramientas para comunicarnos, en ocasiones parecen obstáculos.

Pero… ¿En dónde te localizo? No más escondidas

Resulta sorprendente, incluso cuando existen buzones de voz, correo electrónico, smartphones, recepcionistas y asistentes, teléfonos directos y móviles, etcétera; que resulte un dolor de cabeza cotidiano lograr contactar a alguien. Cada vez invertimos más tiempo en tratar de comunicarnos con colaboradores, clientes, proveedores y socios. Se necesita probar uno y otro método: buscamos en su oficina, con su asistente, con su colega, en su mail, y pareciera que cada vez deben buscar otra información de contacto, siempre sin saber si se logrará localizarle.

Por encima, pareciera que las empresas nadan en un mar de ensueño con casi infinita gama de opciones y que viven en un paraíso de comunicaciones, pero la realidad es totalmente opuesta a esa idealización. Según datos de IDC, el mercado de Comunicaciones Unificadas mostrará un crecimiento del 21% para finales del 2011, llegando a $520 millones de dólares en venta de equipos y aplicaciones de colaboración, dentro de los cuales las soluciones de telepresencia crecerán a tasas superiores al 30 por ciento.

Con todos los medios disponibles de comunicación (casi todos inconsistentes entre ellos), irónicamente aumentan las probabilidades de no localizar a la persona que se busca. Las Comunicaciones Unificadas tienen como objetivo transformar todo este caos en un sistema íntegro de comunicación en el que comunicarse deje de ser el juego de las escondidas; en el que se integren las herramientas tradicionales de comunicación de las empresas (teléfono, fax, correo) con nuevas tecnologías (mensajería instantánea, video, telepresencia) para desarrollar potentes e innovadoras formas de comunicación, a través del dispositivo y con la aplicación que el usuario prefiera.

Ventajas y más ventajas

Precisamente, cohesionar y transformar sus comunicaciones existentes en un sistema íntegro de comunicación para su empresa, es el fin de las Comunicaciones Unificadas. Sin embargo, a pesar de que el costo de no estar comunicado con colaboradores y socios, pero sobre todo con clientes, es más costoso; aún hay empresarios que no han hecho conciencia del precio que pagan por su poca disponibilidad, la complicación de situaciones cotidianas y por los retrasos en la operación. Todo ello por la falta de comunicación eficiente que genera para su negocio.

Existen actualmente en el mercado empresas como Dimension Data, dedicadas específicamente a analizar e integrar la comunicación de las empresas para convertirla en Comunicaciones Unificadas, que permitan una colaboración instantánea más poderosa y segura, generen reducción en costos operacionales, permitan un retorno de inversión rápido y generen crecimiento a la empresa mientras se incrementa la productividad.

«Nuestra experiencia combinada en la creación de redes, telefonía, seguridad, sistemas operativos, los centros de datos y tecnologías de centro de contacto; con capacidades únicas en consultoría, integración y servicios administrados, nos permite crear soluciones personalizadas, enfocadas en facilitar e integrar sus sistemas de comunicación para encaminarlos hacia la excelencia”, señaló José Antonio Contreras, Practice Manager Converged Communications de Dimension Data.

Las Comunicaciones Unificadas se traducen en múltiples ventajas como transacciones más rápidas, mejor acceso a la información para todos los colaboradores, reducción de pasos en los procesos para su culminación y otros beneficios como:

• Disponibilidad prácticamente total para todos. Al existir un solo sistema cohesionado de comunicación ya no se pierde tiempo “tratando” de localizarse.
• Reducción de costos al concentrarlos en eficiencia (espacios de oficina, gastos de viaje, telefonía).
• Reducción de la latencia de los procesos que la mala comunicación ocasiona.
• Alineación del enfoque para una sola visión de las comunicaciones de la empresa.
• Optimización al máximo de la disponibilidad de la información y, por tanto, disminución al máximo del tiempo en que se localiza la misma.
• Incremento de la flexibilidad de trabajo.
• Contar con un tipo de lenguaje general para conversar sobre los beneficios del negocio.
• Facilidad e impulso de la colaboración a distancia, agregando eficiencia.

Ahorros y ROI… ¿trabajando a distancia?

Cuando se habla de facilitar e impulsar la colaboración a distancia, se esconde un tesoro, pues la suma de soluciones integradas de voz, video, datos y comunicaciones que se complementan con aplicaciones web; representa un sistema de comunicación totalmente eficiente que permite impulsar la colaboración a distancia, acorde totalmente con las necesidades de las empresas mexicanas.

Según IDC, México ocupa el 3er. lugar en América Latina en cuanto al porcentaje de empleados que laboran fuera de las instalaciones de la compañía, con un 47% de empleados que pasan entre un 11% y más de 50% del tiempo fuera de ésta.

Es más fácil para las empresas crecer cuando cuentan con elementos móviles, eficientes y perfectamente comunicados, sobre todo, por el incremento de productividad que genera la agilidad en tiempos de respuesta, y también porque automáticamente tienen mayor alcance de negocio al no estar limitados a un espacio físico y los gastos que éste representa; así que las utilidades crecen significativamente. Al facilitar la posibilidad de trabajar fuera de sus oficinas u ubicaciones fijas se reduce el gasto en instalaciones y con ello se puede dibujar una nueva estrategia de expansión de mercados.

La empresa crecerá todavía más si se ahorra con los colaboradores que por motivos de negocio deben desplazarse, puede ser en horas pico dentro de la ciudad o hasta largos viajes internacionales, ya que sustituyen el costo de viáticos por implementaciones tecnológicas generadoras de ahorro con gran margen. De acuerdo a las estadísticas de IDC, las soluciones de telepresencia y videoconferencia crecerán a tasas superiores del 30% y el mercado de Comunicaciones Unificadas, en general, crecerá hasta los 14,500 millones de dólares para 2015.

Si bien las Comunicaciones Unificadas significan una inversión, donde toda empresa que busque crecer sus utilidades debe tener los ojos bien abiertos, no únicamente generan ahorros reales y significativos, sino que además, según un estudio de Forrester Research, las comunicaciones unificadas tienen un retorno de la inversión del 337%, lo que también se traduciría en un ahorro de 6,35 millones de dólares en hardware en un periodo de tres años.

“Las Comunicaciones Unificadas nos permiten hacer excelente lo que ya hacíamos bien. Son soluciones que reducen los inconvenientes y los retrasos que se producen al intentar localizar o contactar personas. Las Comunicaciones Unificadas perfeccionan las Comunicaciones de la Empresa”, señaló José Antonio Contreras, Practice Manager Converged Communications de Dimension Data.