ARCHIVING SERVICES COMIENZA SU ACTIVIDAD EN MÉXICO PARA DINAMIZAR LA OFICINA SIN PAPELES

20 de febrero del 2011 | por Gerardo Zamudio

∙ Archiving Services nace de la necesidad de posicionarse en un entorno de confianza digital de forma accesible y eficiente para las empresas.

SeguriData, empresa Mexicana, especializada principalmente en soluciones de Firma Electrónica, Certificados Digitales y Comprobantes Fiscales Digitales y STS Group, líder Europeo de software de confianza digital, especializado en archivado electrónico y en intercambio digital seguro, se han asociado para ofrecer servicios de confianza digital en México.

De ésta forma Archiving Services será la primera entidad que ofrezca confianza digital en el mercado mexicano. La asociación de ambas empresas es consecuencia de la complementariedad de la actividad desarrollada por cada compañía.
Confianza digital

El objetivo de esta unión es la creación de un entorno más seguro en lo que al mundo digital se refiere. Esto ayudaría a todas las empresas del país a trabajar sin necesidad de papel y con las mismas ventajas que actualmente nos ofrece el mundo offline, garantizando grandes ahorros para las empresas y el medio ambiente.

La confianza en el mundo digital es, cada vez más, una necesidad para las empresas, ya que las estrategias de seguridad en la información digital se están convirtiendo en un problema a nivel mundial.

SaaS (Software as a Service)

Para garantizar este entorno de confianza digital, Archiving Services ha apostado especialmente por el modelo SaaS (Software as a Service). Dicho modelo permite a las empresas el uso de software sin tener que instalarlo y permitiendo el pago por uso, entre otras ventajas.

Diferencias entre un Gestor Documental y un Archivo Electrónico

A la oferta de esta unión, se suman también soluciones para una gestión de documentos efectiva. Actualmente, el abanico de productos de gestión documental que podemos encontrar en el mercado es amplio y completo. Sin embargo, todavía no proporciona soluciones para toda esa documentación a largo plazo.

Los gestores documentales son herramientas que facilitan la creación, edición y compartición de documentos electrónicos generados como resultado de la operativa de la unidad organizacional, permitiendo a los usuarios modificarlos y borrarlos, pudiendo conservarse distintas versiones de un mismo documento, mantener duplicados, así como almacenar cualquier documentación de apoyo que se considere oportuno para la tramitación.

Una vez que el documento electrónico haya alcanzado su versión definitiva y no se permitan nuevas modificaciones, se ingresa en el sistema de Archivo Electrónico, que se ocupará de su custodia y conservación sin que este pueda editarse ni borrarse. Y deberá asegurar la accesibilidad, disponibilidad, integridad y autenticidad de los documentos electrónicos en el futuro.

Desmaterialización

Es el proceso de transferir archivos del papel a formato digital o desmaterialización forma parte también de la completa apuesta de Archiving Services. La construcción de una oficina totalmente digitalizada sigue un proceso de lenta implementación ya que es un proceso de cambio que afecta de forma integral a la empresa, y que se debe hacer asegurándose la misma validez de los documentos digitales respecto a los documentos que antes se tenían en papel.

De ahí la necesidad de construir un entorno digital seguro tanto en el corto como en el largo plazo, asegurando la validez de los documentos digitales de forma íntegra y con posibilidad de crear una prueba electrónica sólida ante posibles controversias.