CONTINUIDAD DEL NEGOCIO ANTE LA SITUACIÓN ACTUAL
4 de mayo del 2009 | por Roberto Cabrera y Xavier Vilchis
La epidemia que actualmente vivimos podría prolongar y profundizar la crisis económica que atravesamos, y detener o frenar la operación de algunas empresas. Dada la tendencia humana de ver siempre el lado positivo a las cosas, muchos empresarios tienden a no hacer caso a la necesidad de prepararse ante una situación adversa, debido principalmente a que un desastre aparenta ser un acontecimiento inverosímil, a pesar de que la experiencia y las estadísticas demuestran lo contrario.
Una de cada dos empresas tiene la experiencia de algún tipo de eventualidad o desastre, y a 35% de las empresas un suceso no previsto le ha costado entre 100 mil y 5 millones de dólares.
Ante un panorama mundial como el que enfrentamos hoy, desafortunadamente nos encontramos que los planes de contingencia en las empresas están fundamentalmente enfocados a proteger la información (datos) y la infraestructura central de Tecnologías de Información (TI). A este concepto se le denomina Disaster Recovery Plan (DRP). En base a estudios realizados por KPMG, sólo el 23% de las empresas tiene un Plan Integral de Continuidad de Negocios. Sin embargo, esta situación en un caso como el que vivimos hoy resulta insuficiente.
Actualmente, la infraestructura de TI no está siendo directamente afectada por la situación, por el contrario, se ha convertido en un pilar importante en la continuidad de los negocios ante la inminente necesidad de mantener la operación, reduciendo al máximo el contacto humano por el riesgo latente de contagio.
En México, la mayor parte de las compañías de la industria de TI ya considera como parte de su modelo de negocios del día con día el que sus empleados tengan acceso a los recursos de información de su empresa de manera remota. Esta capacidad de establecer redes privadas virtuales (Virtual Private Networks, VPN por sus siglas en inglés) facilita enormemente el trabajo a distancia y se convierte sin duda en una ventaja competitiva ante un entorno de crisis como el que enfrentamos. No son pocas las compañías en otros segmentos de industria, particularmente las de servicios, en las que el personal crítico de apoyo para los proyectos de sus clientes cuenta también con esta posibilidad de conectividad remota, lo que implica que ante las medidas de contingencia actuales, sus proyectos se ven afectados al mínimo.
Por ejemplo, ante esta situación, en KPMG en México y como apoyo a las medidas precautorias para disminuir las posibilidades de contagio, hemos logrado que la gran parte de nuestro personal profesional continúe trabajando en los proyectos de sus clientes de manera remota con acceso continuo, seguro y confiable, manteniendo nuestra operación con un riesgo controlado y mitigando el impacto mediante la puesta en operación de nuestro Plan de Continuidad de Negocio (Business Continuity Plan, BCP por sus siglas en inglés).
¿Qué es un BCP?
Un Plan de Continuidad del Negocio o BCP debe considerar todas las áreas de la empresa de manera integral incluso desde la estrategia, incorporando el DRP en conjunto con los elementos mínimos requeridos para continuar con la operación del negocio.
El BCP es un plan de procedimientos alternativos a la forma tradicional de operar de la empresa y es una herramienta que ayuda a que los procesos que se consideran críticos para la organización continúen funcionando en una situación extraordinaria, a pesar de una situación incontrolable en el entorno. El contar con un plan de esta naturaleza significa que la organización está preparada adecuadamente para cualquier eventualidad, continuando con su operación e impactando lo menos posible la salud financiera de la empresa.
Las primeras 72 horas después de la interrupción, son vitales para saber si el negocio soportará o morirá debido a la contingencia que se presenta. Morir, no será un acto inmediato, sino que puede ser un proceso irreversible y lento porque no se tuvieron las respuestas inmediatas para adaptarse al entorno que se presenta.
Un BCP contempla la continuidad de los procesos y servicios críticos del negocio y se integra bajo las dimensiones de organización (recursos humanos, materiales y líneas de mando), operaciones (políticas y procedimientos), Tecnologías de Información e instalaciones, analizados bajo el marco de referencia de la continuidad.
Las características que debe tener un BCP son:
• Claridad
• Ser de fácil entendimiento
• Concreto
El BCP es para toda la organización, y no debe descansar sólo en el nivel directivo, ya que quien opera es el grupo que debe estar más inmerso en el entendimiento y aplicación del mismo.
Bajo esta premisa, el capital humano tiene un peso importantísimo, ya que es el responsable de su aplicación y operación, por lo que debe existir un adecuado proceso de capacitación.
¿Qué hacer ante la situación actual?
En caso, de que su empresa no cuente con un Plan de Continuidad de Negocios, nuestra recomendación es reflexionar sobre los 4 aspectos mínimos que apoyen la implantación de un plan contingente hasta que pase la crisis:
1.- Crear un Comité de Crisis
Este Comité deberá estar integrado por los principales ejecutivos de la empresa que representen el 100% de la operación. Este órgano será el único que tomará decisiones mientras dure la crisis y será el responsable de construir un plan para atacar la contingencia.
2.- Crear un vínculo de comunicación permanente con la organización
El Comité de Crisis deberá de contar con un vínculo de comunicación entre éste y todos los miembros de la organización. Se deberá crear un Plan de Comunicación bien estructurado, permanente y continuo para mantener a la organización y sus colaboradores bien informados.
3.- Desde el punto de vista de operaciones:
• Identificar los procesos/actividades del negocio vitales en la operación y su interrelación con los procesos totales del negocio.
• Definición de prioridades y marcos de referencia en el tiempo.
• Definición de alternativas para la continuidad de servicios críticos.
• Descripción de plan de recuperación para los escenarios de interrupción más comunes.
• Minimizar la toma de decisiones durante la crisis.
4.- Desde el punto de vista de requerimientos:
• Seleccionar y definir equipos de trabajo con personal comprometido y experiencia funcional.
• Definir recursos mínimos requeridos para mantener la operación y comunicación de toda la organización, como pueden ser: lap tops, enlace a Internet, VPN, teléfonos celulares, concentración de grupos críticos, etc.
• Definir requerimientos de recuperación de los procesos considerados no críticos, para estabilizar la operación.
• Definir esquemas de reporte y seguimiento diario a la operación mediante los grupos focales, definidos en etapas anteriores.
Conclusiones
En un entorno como el que se nos presenta, en materia de costos es más efectivo prevenir que recuperar. Aunque no se cuente con un plan elaborado previamente a la crisis, es mejor en este momento analizar, planear, ordenar y ejecutar, para mitigar el impacto y generar mejores resultados.
Los beneficios de actuar bajo un plan son:
• Análisis claro y preciso, y conocimiento consistente y continuo sobre la situación del negocio y la efectividad de la estrategia de continuidad definida.
• Evaluación técnica de riesgos asociados a la continuidad y evaluación de alternativas y estrategias de minimización de riesgos.
• Mapeo crítico de los recursos mínimos requeridos en la continuidad de los procesos del negocio.
• Control del impacto financiero y operacional, causado por la interrupción de la operación natural del negocio
• Análisis y reducción del nivel de riesgo al cual se encuentra expuesta la entidad.
• Decisiones rápidas y acertadas para subsanar posibles riesgos inherentes a la situación y esquema de operación en el que se encuentra el negocio
• Desarrollo de cultura y personal mejor capacitado y sensibilizado en la importancia de la continuidad en la entidad.
Un BCP es un concepto aplicable a todo tipo de industria y tamaño de empresa y debe considerarse como un plan vivo y dinámico. El beneficio más importante es el conocimiento de la operación y de todos y cada uno de quienes participan en cada proceso crítico. Es muy importante enfatizar que no sólo es para los directivos, sino para todos los elementos que forman parte de la corporación, aunque la decisión de elaborar un plan de contingencia debe partir del equipo directivo ya que involucra la supervivencia de la organización.
Si considera que su organización no ha sido proactiva para elaborar un BCP, todavía está a tiempo de reaccionar y desarrollarlo en beneficio del futuro de su organización. En esta situación de contingencia serán dañados muchos negocios nobles y bien administrados que la corriente desvió de su destino, pero saldrán fortalecidas aquellas organizaciones que supieron enfrentar la tormenta con el motor a toda máquina y con alternativas viables que aseguren la continuidad del negocio.
Acerca de los autores:
Roberto Cabrera y Xavier Vilchis son Socios de la Práctica de Servicios de Asesoría en Riesgo de KPMG en México. asesoria@kpmg.com.mx
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