7 PELIGROS QUE ENFRENTAN LOS NEGOCIOS EN CRECIMIENTO Y CÓMO SUPERARLOS

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20 de marzo del 2017 | por Top Management

El crecimiento en una organización es una señal que indica que el trabajo y el esfuerzo de todo un equipo está dando grandes resultados, pero a medida que las empresas crecen, también se incrementa la complejidad de operación, por tal razón, a continuación Kronos comparte una serie de tips para identificar los 7 peligros que los negocios en crecimiento pueden enfrentar:

1.- La nómina toma días para procesar, en lugar de horas

Cuando las empresa crecen, también lo hace el número de sus empleados y con esto la complejidad en el número de contratos de pago que emplea y el tiempo requerido para ejecutar la nómina. En teoría esta debería ser una tarea que se resolvería en un par de horas, pero para algunas corporaciones este proceso actualmente les está tomando días.

Los procesos manuales para capturar, aprobar y procesar el tiempo de trabajo, así como usar hojas de asistencia en papel o hojas de cálculo actualmente ya no son utilizados, ya que además de ser susceptibles a errores, representan una “puerta abierta” al fraude. Operacionalmente pueden estar satisfaciendo las necesidades del cliente, pero muchas veces el departamento de nómina se está hundiendo lentamente, lo que en última instancia podría significar que no se puede pagar al equipo.

Actualmente el 40% de las áreas de Nómina pasa más de 2 horas realizando tareas de administración, de acuerdo con el reporte de 2016 del Workforce Institute: «¿El compromiso de los empleados es el motor del éxito?».

La solución: Automatización de la administración del tiempo y asistencia, al minimizar el tiempo de procesamiento de la nómina y erradicar costosos errores.

2.- Los gerentes pasan demasiado tiempo en tareas administrativas y poco tiempo centrados en los clientes

Un equipo en crecimiento también puede significar un aumento en el tiempo dedicado a tratar las tareas administrativas. La planificación de personal, el responder a las preguntas sobre el trabajo hechas por los colaboradores, así como tratar el tema de las enfermedades, manejo de horas extras, solicitudes de vacaciones, la firma de las hojas de trabajo y otra lista de actividades interminables puede quitarnos el enfoque de atención al cliente.

Para ellos es necesario tener una solución que elimine la carga administrativa y simplifique el procesamiento de tareas clave relacionadas con la fuerza laboral. Ya que actualmente el 43% de los empleados en niveles gerenciales desean tener una mayor visibilidad del ausentismo que los ayuden a manejar mejor los horarios y los turnos, esto es de acuerdo con el mismo reporte del Workforce Institute que destaca que: cuando sus gerentes se enfocan en entregar, lo último que necesitan son procesos manuales de administración de la fuerza laboral que los agobien.

La solución: Reducción del tiempo utilizado por los gerentes en tareas administrativas mediante la simplificación de los procesos relacionados con el trabajo, tales como la aprobación de horas de trabaja, horas extras, solicitudes de vacaciones, gestión de ausencias y tareas relacionadas con recursos humanos.

3.- Incompleta visibilidad de la presencia y las actividades del personal

A medida que los negocios crecen la capacidad de los gerentes para saber quién está presente y en qué puestos o roles de trabajo están trabajando actualmente disminuye. Es posible que las personas ya no estén trabajando en el mismo lugar físico o que inclusive se encuentren trabajando de forma remota.

La falta de visibilidad puede afectar la productividad, así como en el servicio al cliente y los costos. La compañía podría estar pagando por las personas que están ausentes e incurrir en costos innecesarios por concepto de tiempo extra.

La solución: Visibilidad en tiempo real de la presencia, disponibilidad y la actividad de sus equipos, para garantizar altos niveles de productividad y un mejor servicio al cliente.

4.- La programación de los empleados para satisfacer las demandas de los clientes se está convirtiendo en un proceso largo y complicado

Cuando los negocios están en crecimiento y la demanda de los clientes aumenta, se recomienda a las empresas asegurarse de contar con las personas idóneas, en el lugar correcto, en el momento y muy importante, a un costo adecuado, esto es fundamental para tener un buen funcionamiento.

Cuanto más personal se tenga, mayor será la complejidad en la plantilla. Equivocarse en el horario puede afectar los costos, el servicio al cliente y la moral del personal, ya que también esto afecta la productividad y la eficiencia.

Los sistemas manuales, como el uso de hojas de cálculo ya no funcionan, se pierde tiempo de gestión, además que no generan un valor agregado a los objetivos del negocio.

La solución: Simplificación en la planificación del equipo, ayudando a los gerentes a poner fácilmente a las personas adecuadas, con las habilidades necesarias, en el lugar y en el momento adecuado para satisfacer la demanda de los clientes.

5.- El equipo de Recursos Humanos y de Nómina se atoran en el papeleo

Los gerentes operacionales pueden estar siguiendo el ritmo de la creciente demanda de los clientes, pero…¿qué está sucediendo en la oficina de respaldo? En realidad, los sistemas manuales están causando que el equipo de Recursos Humanos y de Nóminas tengan problemas. ¿Se les está dificultando manejar las tareas básicas de recursos humanos, reclutamiento, el embarque, compensación, exámenes de rendimiento, habilidades y certificaciones? Aquí es donde resulta crucial pagarle al personal con precisión y de forma puntual.

Los datos relacionados con el empleo se llevan a cabo en múltiples archivos y ubicaciones, tanto en papel, como electrónicamente, lo que dificulta el proceso y puede poner en riesgo y aumentar las posibilidades de fallo en las auditorías de cumplimiento de datos. Por tal motivo es importante contar con una solución en donde los datos se introduzcan sólo una vez, además de ser almacenados de forma segura, se cuente con un fácil acceso a ellos y puedan ser procesador de forma sencilla. El 73% de los gerentes reportan la pérdida de productividad debido a la falla de los sistemas manuales.

La solución: Un único expediente por empleado y una sola fuente para todos los expedientes relacionados con la nómina, y así garantizar el cumplimiento de las normas así como ofrecer el acceso simple en tiempo real de los informes.

6.- Se está desperdiciando tiempo de los empleados y gerentes con consultas relacionadas a la fuerza laboral

Los sistemas manuales y anticuados están causando errores en la nómina y le dificultan a los empleados y gerentes tener acceso a los datos básicos relacionados con la fuerza laboral, tales como saldos de vacaciones, acumulaciones flexibles, calendarios, horarios de trabajo planificados, horas extra trabajadas, etcétera. Los gerentes, así como los departamentos de Recursos Humanos /Nóminas tienen que responder a cada empleado este tipo de consultas, lo que representa que estos pierdan tiempo y no se enfoquen a otras actividades, lo que podrían evitar si le brindarán al personal acceso a este tipo de información de forma automatizada, donde cada empleado pueda conocer de forma directa este tipo de datos. El 74% de los empleados encuestados dijeron que los sistemas anticuados crean problemas complejos y que suelen consumirles mucho tiempo.

La solución: Los autoservicios de los empleados (a través de teléfonos móviles, tabletas, terminales PC o Kronos InTouch), permiten que los empleados tomen un mayor control de su vida laboral, es decir, se desperdicia menos tiempo preguntando a sus directores o al departamento de RRHH / nómina.

7- Los sistemas obsoletos ponen en riesgo la nómina

Pagar el personal con precisión y puntualmente es fundamental para todas las empresas – ya que si se equivocan, se arriesga la reputación del negocio y el respeto de los equipos.

Los sistemas manuales constantemente significan que dependen de ciertos individuos por su conocimiento y experiencia en el proceso. Si deciden irse, las empresas podrían estar en problemas. Ejecutar sistemas viejos y no soportados pone en riesgo el fallo del software, así como del hardware.

Se necesita contar con una solución que sea fácil de usar. Con un respaldo en la nube, el cual les evitará dolores de cabeza con la instalación y el mantenimiento, además de contar con actualizaciones del sistema de manera frecuente, al mismo tiempo que le permite al personal de TI se pueda enfocar en las iniciativas empresariales escenciales para el negocio.

La solución: Una solución basada en la nube que sea simple de configurar, rentable y siempre disponible. Las empresas ya no se tienen que preocupar por comprar y mantener servidores, y actualizar software – ahora Kronos se encarga de todo esto – en la nube.

Liga de interés:

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