VIAJEROS DE NEGOCIOS SEGUROS ANTE UNA EMERGENCIA

22 de septiembre del 2017 | por Top Management

∙ Como empresa, así puedes ayudar a tus viajeros de negocios a mantenerse seguros ante una emergencia.

Trasladarse de forma constante expone a los viajeros de negocios a mayores probabilidades de enfrentar riesgos y desastres naturales en el sitio que visitan como fue el caso del sismo de este 19 de septiembre que afectó principalmente a la Ciudad de México. Ante este tipo de siniestros, se hace evidente la necesidad de las empresas de actuar de forma veloz.

“Si bien mantener a sus viajeros seguros es una obligación de sus empresas, también un reto para las mismas compañías. En caso de que exista una crisis, que puede ser desde una catástrofe natural hasta un ataque terrorista, es necesario que las empresas puedan encontrar y ubicar con rapidez a sus empleados para asistirlos”, consideró Rossana Bobadilla, directora general de Concur México, empresa especializada en administración de viajes de negocios.

De acuerdo con información de la Global Business Travel Association (GBTA), el 60% de los administradores de viajes de las empresas (travel managers) confían en que un colaborador que requiera ayuda los contactaría, sin embargo, lograr una gestión de riesgos exitosa depende de que la empresa se adelante y prepare al viajero para afrontar una crisis.

Los riesgos más comunes a los que los viajeros de negocios se enfrentan son:

Transportarse en ubicaciones no conocidas
El estrés y fatiga que provoca un viaje y que puede ponerlos en riesgo de accidentes.
En caso de viajar al extranjero, no hablar el idioma local.
No tener claro a quién debe avisar en caso de accidente, ni los números de emergencia locales.
Enfrentarse a un desastre natural en el sitio del viaje, sin aviso previo y sin conocer los contactos de emergencia locales.

De acuerdo con Concur México, estas son formas en que las empresas pueden proteger a sus equipos al realizar viajes domésticos y al extranjero:

Mantenerlos informados sobre los riesgos de la zona

Desde sus áreas de recursos humanos, finanzas y/o seguridad, las empresas pueden proveer a su personal de información sobre el lugar al que viajan: situación sociopolítica y principales riesgos de desastre natural. También es importante proporcionarles los números de emergencia locales e informarles a cuáles deben acudir en caso de requerirlo.

Tener un plan de manejo de crisis a la medida de la empresa.

Generar un plan de manejo de crisis que incluya responsabilidades claras para cada área en caso de que un viajero requiera ayuda.

Un sistema de manejo de riesgo de una empresa especializada que incluya ‘tracking’.

La tecnología puede ser aliada de las compañías para afrontar emergencias. Empresas especializadas en gestión de viajes de negocios ya cuentan con sistemas de respuesta a riesgos que pueden implementarse en las compañías y que incluyen servicios de comunicación y rastreo.

Este tipo de tecnologías permiten hacer seguimiento al itinerario de los colaboradores y enviar alertas automáticas al encargado de seguridad avisando que el viajero está en una zona cercana a un siniestro; contactarlo de forma inmediata a través de múltiples canales para saber su estado y en caso de requerir ayuda ponerlo en comunicación con los cuerpos de emergencia más cercanos.

En caso de que el viajero pueda reservar su hospedaje, proporcionarles lineamientos a tomar en consideración.

Al elegir su hospedaje, los viajeros deben cumplir con el costo límite estipulado por la empresa, sin embargo, también es importante que la compañía los eduque en elegir el mejor hospedaje para mantenerse seguros.

Al elegir su hotel:

Prestar atención a la ubicación y servicios con los que cuenta, que tenga servicio de recepción 24 horas al día, así como servicios de taxi y transporte a la mano
De preferencia elegirlo en un lugar cercano a la reunión de negocios para evitar largos traslados.

Si el viajero se quedará en hospedaje compartido.

Educar a los viajeros sobre las medidas de seguridad al reservar y utilizar hospedaje compartido. Airbnb, una de las principales plataformas a nivel global, marca estos consejos como elementales para usar sus servicios con seguridad.

Comprobar los perfiles de los anfitriones y consultar que han verificado sus números de teléfono, las redes sociales que tienen conectadas a su cuenta y sus evaluaciones publicadas por otros huéspedes.
Realizar pagos y comunicación a través de Airbnb, usar mensajería fuera de la plataforma coloca a los viajeros en riesgo de fraudes.
Investigar sobre el vecindario en que se encuentra el alojamiento, así como los lugares a los que acudir en caso de emergencia.

Liga de interés:

https://www.concur.com.mx