SUSTENTABILIDAD, UNA CUESTIÓN QUE VA MÁS ALLÁ DEL PAPEL

21 de diciembre del 2011 | por Sergio Morilo

Ser una empresa ecológicamente correcta no es solamente poner en la firma de sus correos un mensaje para no imprimir. No es solamente realizar alguna contribución financiera a alguna ONG una vez al año, ni solamente pensar en acciones de reducción de costo operativo.

En realidad, la sustentabilidad en TI (Tecnologías de Información) representa la capacidad de la empresa para gestionar sus activos tecnológicos de forma eficiente, manteniendo el equilibrio con la sociedad y el medio ambiente. Y esto está más allá de frases hechas publicidad: está directamente conectado a la relevancia de la tecnología e información, a la visión de futuro de las compañías involucradas.

Un ejemplo de ello es General Motors, que ha salvado más de 11 mil árboles, utilizando tecnología como Workflow y herramientas para Gestión de Contenido Empresarial (ECM).

Para lograr algo como esto, el área de TI debe resolver grandes problemas como: a) el consumo de energía: cambio de los equipos tradicionales a equipos más modernos que consuman menos energía; b) crear políticas de utilización de los recursos de tecnología, como apagar el monitor de la computadora cuando sales por el café; c) convencer a las áreas de la empresa que la información puede ser electrónica, buscando la reducción en la impresión de hojas… Y principalmente, mejorar los procesos y sistemas de la empresa, buscando la reducción de costos y la mejor utilización de los recursos materiales y humanos.

SUSTITUCIÓN DE LOS ÁTOMOS POR BITS

¿Un ERP puede contribuir para la sustentabilidad? Sí, definitivamente. Puede ser clave para apoyar a una empresa al entrar a una cultura de sustentabilidad. Algunas situaciones cotidianas donde se pueden ver sus beneficios son:

• Compras, consumo y producción de materiales: el sistema permitirá programar ese proceso, de forma optimizada, reduciendo el costo de almacenamiento y mermas (reduciendo la producción de residuos sólidos y basura).
• Optimización de los procesos productivos, buscando ahorro de energía, materias primas y mano de obra.
• Información: tenerla es fundamental para la toma de decisiones. Con un sistema implementado esa información existirá de forma rápida y sin la necesidad de impresión.

Una de las recomendaciones más importantes es el uso de ECM (Enterprise Content Management): es una poderosa herramienta que agrega Gestión Electrónica de Documentos, WorkFlow y Business Process Management.

Podemos tener ganancias incalculables con la organización de los procesos e información de nuestra empresa. Se estima que un 45% del tiempo de ejecutivos que están en nómina, es utilizado en la búsqueda de información de la misma empresa. Con el ECM es posible organizar esa información (miles de planillas, presentaciones, imágenes, cronogramas) y tenerla siempre disponible de forma electrónica (ahorro de energía, tiempo y, principalmente, árboles).

Vamos a pensar en un simple proceso: el archivero está en una oficina no muy utilizada, la cual está con las luces apagadas. Será necesario prenderlas por el tiempo utilizado en la búsqueda del documento. Más energía con la copia del documento… Con el ECM sería así: accedo a mi computadora (que ya estaba prendida), busco el documento (en algunos segundos), veo y presento la información en mi pantalla… Sí, es un cambio de cultura.