RECOMENDACIONES PARA LOS VIAJEROS DE NEGOCIOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA

7 de noviembre del 2010 | por Andrea Ramírez Riestra

∙ Ante situaciones como las que se viven en estos días con las llegadas de huracanes a las costas de México, American Express brinda consejos prácticos sobre lo que deben de hacer los viajeros de negocios en caso de encontrarse en una situación fuera de su control.

En temporada de huracanes e inundaciones, como la que se vive actualmente en el país, el viajero de negocios puede enfrentarse a situaciones que pueden poner en riesgo el cierre de un negocio o las reuniones entre clientes, incluso pueden provocar la cancelación de operaciones aéreas y afectar a millones de pasajeros.

“Las compañías deben de prever cualquier eventualidad y trazar una política de viajes corporativos que contemple la protección y seguridad de sus ejecutivos. Esto con el fin de de asegurar la continuidad de sus negocios a pesar de estar en situaciones de viaje que estén fuera de su control”, señaló Thelma De la Peña, Vicepresidente y Gerente General de American Express Business Travel para América Latina.

Por lo anterior, American Express brinda una serie de recomendaciones en caso de alguna eventualidad en el viaje, tips que aplican no sólo en caso de huracanes e inundaciones, sino en caso de sismo, erupciones volcánicas, movimientos sociales, etc.

∙ PERMANECER EN EL LUGAR DONDE SE ENCUENTRE. En caso de presentarse un desastre natural como huracanes se recomienda permanecer en el lugar donde se encuentre (oficina, hotel, restaurante) y escuchar radio o televisión para mantenerse informado de las instrucciones de las autoridades. Si es necesario evacuar el lugar, no hay que dudar en hacerlo. En caso de encontrarse en el exterior, se deberá subir un lugar alto y permanecer ahí. Si está en un auto, se recomienda no meterse a las zonas inundadas, y si éste se atasca deberá abandonarlo de inmediato y subir caminando a un lugar alto.

∙ ENTRAR A EDIFICIOS CON CUIDADO. Si hay la necesidad de entrar a un edificio, se deberá hacer con cuidado, usando zapatos gruesos y linternas con pilas, además se deben revisar las paredes, suelos, puertas y ventanas para asegurarse que el edificio no está en riesgo de colapsar.

∙ GUARDAR DOCUMENTOS IMPORTANTES EN BOLSAS. Se deben guardar los documentos personales en una bolsa de plástico para evitar que se dañen, meterlos a una mochila y mantenerlos con uno mismo, a fin de evitar que se pierdan.

∙ COMUNICARSE CON FAMILIARES. Tan pronto como sea posible hay que conseguir un teléfono y avisar a familiares y colegas sobre la situación en la que se encuentra.

∙ NO AUTOMEDICARSE. En caso de enfermarse durante el viaje, lo más recomendable es No automedicarse y acudir con algún doctor. En caso de tener seguro médico hacerlo válido y tratando de mejorarse lo más rápido posible para continuar con el itinerario de trabajo. En caso de encontrarse muy mal, comunicarse con su empresa para ver si es posible regresarse lo más rápido posible.

∙ CONSTRUIR UNA RED DE SEGURIDAD. Cuando algún ejecutivo se encuentre varado en un aeropuerto por la cancelación del vuelo, es necesario asegurarse de ponerlo en contacto con la persona que administra los viajes en su compañía. Para apoyar cualquier necesidad del viajero afectado, debe de existir una estrecha colaboración entre las diversas áreas de la empresa como Viajes, Riesgo/Seguridad, Finanzas, Adquisiciones, Tecnología y Recursos Humanos. Planeé por adelantado y tenga sus contactos y políticas de viaje alineadas para hacer frente a estos eventos

∙ MANTENERSE AL PENDIENTE. Tener a la mano las herramientas apropiadas para rastrear a sus viajeros en caso de emergencia. Nada es más importante que conocer el estatus del viajero y verificar su seguridad. Hay que asegurarse de tener una política de viajes que resalte la importancia de llevar un registro de todas las reservaciones de los ejecutivos (tanto de avión, como hotel y de autos de alquiler) y cambios de última hora, así como medios de contacto en caso una emergencia.

∙ EVALUAR AL PRESTADOR DE SERVICIOS. Es importante conocer los planes de contingencia, indemnización y los acuerdos de su proveedor de servicios de viajes en caso de un contratiempo.

∙ CONFIAR EN LA VIDEOCONFERENCIA. Con la expansión de salas públicas para realizar videoconferencias, esta opción puede ser viable para las compañías en caso de alguna eventualidad.

∙ PREGUNTAR A OTROS. Establecer un dialogo entre sus similares a través de foros online en donde se pueda comentar la experiencia del viaje, conocer un consejo o tener un aprendizaje.

∙ CONSIDERE EL RETORNO DE INVERSIÓN. Si bien algunas de estas sugerencias requieren de inversión, es más importante entender los impactos negativos en la pérdida de productividad por causa de un imprevisto, y de cuánto pueden ganar las compañías manteniendo a sus viajeros seguros y protegidos.

Con el objetivo de apoyar a las empresas y a los ejecutivos que realizan viajes de negocios, American Express Business Travel creó una comunidad social en línea construida por profesionales que gestionan viajes corporativos. Este sitio brinda la oportunidad de forjar relaciones con sus pares de otras compañías para compartir ideas y mejores prácticas respecto a la función de administración de viajes. Ingrese a www.BusinessTravelConneXion.com para conocer consejos, testimonios de viajeros de negocios y otros.