PROCESOS DE RRHH PARA AUTOMATIZAR HOY

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16 de abril del 2024 | por Top Management

Los departamentos de recursos humanos (RRHH) han evolucionado mucho en los últimos años y están muy enfocados en la mejora del clima laboral y en impulsar acciones que aseguren el bienestar de todos los colaboradores de la empresa.

Para conseguir este objetivo necesitan altas dosis de empatía, una visión estratégica y sobre todo tecnología que le permita aligerar el trabajo y poder ir más allá del papeleo rutinario. Es aquí donde la posibilidad de automatizar procesos adquiere más importancia, ya que es el camino para ser más eficiente y dedicarse a tareas de mayor impacto.

En este artículo, hablaremos sobre cómo funcionan los flujos de trabajo en el área de RRHH de las empresas, los beneficios de su automatización, qué procesos es posible automatizar y la mejor manera de implementarlo.

¿A qué llamamos automatización de procesos?

La automatización de procesos consiste en la integración de soluciones digitales que permitan agilizar tareas y que los procesos repetitivos se realicen de manera automática. Con ello se consigue no sólo ser más rápidos y eficientes, sino que también reduce la posibilidad de errores.

Beneficios de la automatización de procesos de RRHH

Ayuda a disminuir la carga de trabajo del departamento, especialmente en temas administrativos y organizativos.
Aumenta las tasas de éxito en los procesos de adquisición e incorporación de nuevos talentos.
Mejora los índices de satisfacción del equipo y por consiguiente el ambiente de trabajo.
Permite dedicar menos tiempo y recursos a tareas repetitivas.
Representa un importante ahorro para el presupuesto del departamento.
Mejora sustancialmente la precisión de los datos en todas las áreas y por tanto se pueden tomar decisiones más fundamentadas.
Facilita la internacionalización, ya que permite adaptar los procesos a las leyes laborales locales, con el mínimo esfuerzo.
Permite asegurar la equidad en la experiencia de trabajo para los colaboradores de la empresa.
Facilita más medios para integrar políticas eficientes de retención de talento.
Impulsa el crecimiento de la empresa.

¿Qué procesos de flujo de tamaño es conveniente automatizar?

· Procesos de reclutamiento y selección de talento:

Existen en el mercado soluciones digitales que permiten a las empresas automatizar los procesos de reclutamiento y selección del talento. Impactando en varias fases de flujo de trabajo, como ofertas, criba de candidatos o contratación, permitiendo crear una mejor experiencia para todos los implicados. Al no dedicar tanto tiempo a tareas administrativas, es posible tener tiempo de calidad en fases críticas como la entrevista, con lo que aumenta la posibilidad de acertar en la elección del candidato idóneo.

· Procesos de incorporación a la plantilla:

Se trata de un proceso que puede ser complejo ya que involucra personas de diferentes departamentos y requiere de procedimientos como entrega y firma de documentación, dar de alta y otorgar permisos en diferentes sistemas informáticos, entrega de material y equipo de trabajo, etc. Por eso, es muy útil poder automatizar este tipo de procesos, ya que guía a todos los involucrados en las tareas a seguir y reúne toda la documentación en formato digital para su firma.

· Procesos de gestión y seguimiento del tiempo libre:

Se trata de los procesos que permiten implementar el PTO de la empresa y la pregunta lógica es: que es PTO, pues es la política de tiempo libre remunerado de cada empresa. Automatizarla permite que sea posible gestionar de forma más ágil las solicitudes de los empleados de vacaciones o ausencias justificadas y además, las soluciones de este tipo facilitan el análisis de datos sobre la forma en que disfrutan los empleados el tiempo libre, las tasas de absentismo o bajas por enfermedad.

· Procesos de control horario:

Una tarea básica y cotidiana que depende del departamento de RRHH y que además es un requisito legal. Integrar una solución digital para este proceso que se adapte a las realidades de cada empresa es muy importante, como diferentes patrones horarios, teletrabajo o modelo híbrido. Además, permite tener información fehaciente de las entradas y salidas, conocer si hay horas extras o nocturnidad y poder elaborar estadísticas de forma sencilla y rápida.

· Procesos de gestión y pago de la nómina:

Poder automatizar los procesos relacionados con la gestión y pago de la nómina del personal, es lo que más carga de trabajo puede aliviar en un departamento de RRHH. El impacto es muy evidente en la reducción de costes y en la disminución de errores de cálculo. Además, los colaboradores recibirán la transferencia de forma puntual y podrán realizar fácilmente cambios de datos bancarios, fiscales, etc.

· Procesos de gestión de documentación de protección de datos:

Con las nuevas políticas de protección de datos, es necesario recopilar, organizar y almacenar gran cantidad de documentación de consentimientos, que sin automatizarlos sería un volumen de trabajo muy difícil de gestionar. Las soluciones digitales disponibles facilitan todo el proceso y disminuyen la posibilidad de errores, así como los problemas financieros y legales que podrían derivarse de ellos.

En conclusión, optar por integrar automatizaciones en los procesos de RRHH es una decisión inteligente que agiliza los flujos de trabajo y ahorra tiempo y recursos a las empresas.