INVESTIGACIÓN DE FRAUDES: LA BÚSQUEDA DE EVIDENCIA

9 de marzo del 2006 | por Por Ignacio Cortés

Hoy en día, todas las empresas sin importar su giro o tamaño, están expuestas a algún tipo de fraude. Por esto, deben encaminar esfuerzos no sólo en la detección de fraudes, sino en su prevención.

El grueso de los fraudes más costosos para las empresas no son detectados, cuestión generada porque éstos son realizados a nivel directivo y en donde los controles internos no son efectivos.

Las categorías de fraude van de malversación de activos -el más frecuente y el que menos daño causa-, informes financieros fraudulentos hasta cuestiones de corrupción, generado tanto por quien lo promueve como por quien omite su control intencionalmente.

Asimismo, las áreas más «sensibles» para actos fraudulentos, son Tesorería -por la administración de los fondos-, la gerencia comercial -acuerdos entre vendedores y clientes por pedidos que no se van a pagar-, pero sin duda el departamento de compras y todo aquello relacionado con proveedores es el área con las «mejores condiciones” para llevar a cabo acciones fraudulentas.

En Estados Unidos, se calcula que las pérdidas por fraudes llegan al 6% de la facturación de las empresas. Asimismo, en los países desarrollados sólo el 5.9% de los fraudes cometidos a nivel directivo son detectados por los sistemas de control interno, puesto que los ejecutivos tienen la posibilidad de quebrantar dichos sistemas, así como las normas de procedimientos por la posición que ocupan dentro de las organizaciones.

Aún cuando no se cuenta con cifras específicas sobre las pérdidas que los fraudes provocan en las compañías mexicanas, es importante destacar que éstas se presentan al igual que en otros sitios, por el menor control y la falta de conciencia empresaria con respecto al fraude.

Por ello, para combatir el fraude, las empresas no deben dejar puntos débiles y por el contrario, tomar acciones para minimizar los riesgos en este rubro.

Pero ante la sospecha de fraude, muchas compañías se preguntan por dónde empezar. Sin embargo, a la hora de localizar información y evidencia, las pistas pueden estar más cerca de lo que nos pensamos.

La recopilación de información debería ser un proceso organizado al que hay que añadirle un ingrediente indispensable: imaginación. Esto supone ponerse en el lugar del defraudador, pensar como él, y descubrir dónde puede haber dejado evidencia de sus actos.

Profesionales de Forensic, área especializada en la investigación de fraudes de KPMG en México, recomiendan que ante una sospecha de fraude lo primero que deben hacer es contar con expertos en investigación, asegurarse de que no se altera la información disponible, preservando intacta cualquier evidencia, ponerse en el lugar del impostor y empezar a buscar las pautas del fraude.

Integridad de la evidencia
Sin embargo, en nuestra búsqueda, debemos mostrar cautela, pues debemos considerar cuál será el uso que daremos al material que encontremos. Normalmente, al inicio de la investigación de un fraude no está claro si se llegará a juicio, pero lo que sí es claro es que los requisitos de admisibilidad de evidencia son mucho más estrictos en la vía penal que en la civil.

Por ello, KPMG sugiere que cualquier investigación de fraude se trate desde un inicio como si fuera a resultar en un proceso penal, considerando en este área delitos como lavado de dinero, régimen penal tributario, asociación ilícita, falsificación, propiedad intelectual, insolvencia fraudulentas, entre otros y aunque la decisión de realizar una denuncia no es una obligación, esta medida no sólo será ejemplificadora, sino que también estará desvinculando a la empresa del hecho y tendrá posibilidades de recuperar los activos del fraude.

Empezar por lo más obvio
Cuando se investiga un posible fraude, se empieza con la información y documentación más próxima a las actividades del defraudador; se utiliza esta información para hacernos una idea de las actividades del defraudador y de sus cómplices.

Por lo que se refiere a documentación en formato electrónico, la información más relevante proviene de correo electrónico, equipos de cómputo, copias de seguridad y otros archivos informáticos. Con el software adecuado se puede acceder a este material para buscar información y encontrar documentos claves.

Extender la búsqueda
Fuera de la compañía existen también muchas posibilidades de encontrar evidencia que corrobore las actividades del defraudador. Por ejemplo, los auditores de la empresa, sus entidades bancarias, sucursales, abogados, proveedores y clientes pueden tener información relevante a la que se puede acceder.

Con base en la experiencia de los profesionales de KPMG, las investigaciones más fructíferas son las que se acercan lo máximo posible a la actividad diaria del defraudador, y las mejores pistas se obtienen de sus compañeros de trabajo, colaboradores y secretarias.

El trato con los informadores
Antiguos empleados, sobretodo aquellos que han estado enfrentados con el presunto defraudador, pueden ser otra fuente muy útil de información. Sin embargo, hay que ser precavidos a la hora de hacer partícipes de la investigación a gente ajena a la compañía, sobretodo cuando se trata de “informadores”, por lo que es conveniente comprobar la integridad y confianza de cualquier posible fuente antes de ser utilizada.

El investigador también debe tener cuidado con los motivos que impulsan al “informador” a facilitar información, no sea que intente, por ejemplo, evitar una investigación de sus propias actividades. Sin embargo, si se toma la precaución debida, los “informadores” suelen ser una buena ayuda en el proceso de investigación.

El papel de la informática
En los últimos años las herramientas informáticas han contribuido significativamente en investigaciones de fraudes. Firmas de asesoría como KPMG disponen de herramientas informáticas que pueden ser utilizadas para analizar discos duros y obtener, por ejemplo, archivos que el defraudador creía haber borrado, sin alterar la evidencia.

A menudo las bases de datos informáticas son la mejor manera de controlar la evidencia obtenida. Para ser efectivas, deben registrar la fuente de la evidencia, los usuarios autorizados para modificarla, y el lugar donde se encuentran todos los documentos y discos obtenidos durante la investigación.

Conclusión
Para la prevención, KPMG sugiere el diagnóstico de riesgo de fraudes, programas anti fraudes, controles internos, comunicación y capacitación así como la búsqueda de antecedentes en proveedores y empleados.

Recopilar y preservar la información es el primer paso en la investigación de un caso de fraude, en donde el tratamiento y uso efectivos de esta información maximiza las posibilidades de recuperar los bienes perdidos y frena otros posibles fraudes.

Según nuestra experiencia, las organizaciones que en la investigación de un fraude, siguen una metodología que combina imaginación, disciplina, técnicas y herramientas adecuadas tienen grandes posibilidades de éxito.