ENCUENTRE LA AGUJA EN EL PAJAR DE LA INFORMACIÓN DE SU NEGOCIO

20 de agosto del 2010 | por Gerardo Zamudio

80% de la información que las empresas requieren para operar se encuentra en fuentes no clasificadas.

¿Usted sabe cómo aplicar ECM, RM, BPM, DMS a su negocio?
Para descifrar esta sopa de letras, primero se debe aclarar una cosa: se está hablando sobre información. En esta época es común hablar de la importancia de la información. Sin embargo, muchas veces esta información no se encuentra administrada de forma que pueda ser localizada y utilizada justo en el momento que se necesita. Por ejemplo, ¿Alguna vez ha enfrentado la compleja tarea de localizar una canción dentro de un iPod que no contiene el nombre del artista o el álbum? o ¿Ha querido en alguna reunión mostrar una foto y lamentar no haberla podido encontrar a simple vista entre cientos de imágenes en la computadora o decenas de impresiones guardadas en bolsas y cajones?

Ahora traslademos esa situación a una organización que todos los días maneja (y genera) miles de correos electrónicos, cientos de expedientes de clientes, diversos y variados contratos, material de ventas, páginas web, grabaciones de centros telefónicos, facturas, reportes de gastos, laptops y memorias USB con valiosas presentaciones y un larguísimo etcétera. Toda esta información, disímil entre sí, tiene una característica común: no tiene una estructura estándar que permita explotar su contenido de forma eficiente.

De acuerdo con algunos estudios, para poder operar, las empresas requieren de información, de la cual, 80% está contenida dentro de estas fuentes no-estructuradas. Así que es justo aquí donde nuestra colección de siglas comenzará a tener sentido.

La Asociación para la Administración de Imágenes e Información (AIIM) define la Administración Empresarial de Contenido (ECM por sus siglas en inglés) de la siguiente forma: “ECM es el conjunto de estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, administrar, almacenar, preservar y presentar el contenido y los documentos relacionados con los procesos organizacionales. Las herramientas y estrategias de ECM permiten la gestión de la información no-estructurada, sin importar la naturaleza del lugar en donde radica esta información”.

ECM no es un software o un proyecto de TI, debe ser entendido como un componente crítico de la organización, orientado a transformar la información en uno de sus principales activos. Para ello se debe echar mano de un conjunto de prácticas y metodologías que involucran diferentes áreas y niveles organizacionales. Vayamos describiéndolas (dado el origen de los términos en Inglés y su aceptación, estos serán utilizados en su forma original):

Records Management (RM): Un registro puede describirse como un documento que sirve como comprobación de una actividad de la organización. Un contrato es una evidencia de un acuerdo, una factura el de una transacción comercial, un correo electrónico el de un comunicado. Las prácticas de RM (o eRM para la documentación electrónica) definen para cada tipo de información su tratamiento institucional. Esto incluye la definición de su naturaleza, clasificación, política de acceso o periodos de retención de acuerdo a la reglamentación asociada, entre otros aspectos.

Business Process Management (BPM): Una organización puede ser entendida a partir de los procesos de negocio que definen su actividad. Sin embargo, las organizaciones actuales no están diseñadas para administrarlos como una unidad. Estos procesos cruzan diversos departamentos, personas y sistemas desconectados entre sí que impiden su eficiencia. BPM es una disciplina orientada a la gestión de procesos y la información que los soporta, desde una visión de extremo-a-extremo.

Document Management Solutions (DMS): Son todas aquellas soluciones creadas para la gestión de grandes cantidades de documentos que clasifican, rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Un ejemplo de estas soluciones es el DC&I detallado a continuación.

Document Capture & Imaging: Una condición necesaria para poder utilizar la información contenida en un documento (físico o electrónico) es extraerla, clasificarla, indexarla y hacerla disponible para su consulta. Los procesos de gestión de documentos y digitalización permiten realizar estas tareas mediante tecnologías especializadas que facilitan su procesamiento.

Es de vital importancia que las organizaciones posean un amplio conocimiento de lo que estas soluciones pueden mejorar en el proceso de gestión informativa, ya que de ello puede depender la eficiencia misma de la empresa.

Por ejemplo, la administración empresarial de contenido encuentra en Document Management Solutions o Soluciones de Administración de Documentos, una de las áreas de mayor proliferación en el manejo de la información.

Este sistema de gestión se basa en la Digitalización de Documentos para hacer posible el manejo y administración del cúmulo de datos que necesita una organización, es la parte medular y una tendencia creciente en el mundo tecnológico de la información, la cual implica la conversión del documento físico a través de un escaneo, en una imagen para ser tratada como documento electrónico, operación que acelera los procesos, disminuye los riesgos de pérdida y protege al mismo tiempo el entorno ambiental con la eliminación del uso de recursos naturales en materiales.

Ahora bien, en la mayoría de las ocasiones, solamente una pequeña parte del total de documentos requiere acceso frecuente; sin embargo, es fundamental un acceso confiable y rápido a estos documentos más activos para poder proporcionar un servicio de calidad.

El escaneo del 100 por ciento de los documentos puede no ser la solución más rentable para cada situación en particular, por lo que es recomendable el diseño de un programa de gestión en el que se escanean los documentos o elementos importantes, a los que se accede con mayor frecuencia, así, los documentos a los que no se accede con frecuencia no se aconseja escanearlos hasta que se solicite y deban ser entregados a la brevedad.

Las herramientas de búsqueda y las capacidades de obtención rápida permiten que los usuarios autorizados tengan un rápido acceso a las imágenes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de Internet, por lo que en la búsqueda de un proveedor de digitalización, se debe buscar un socio que pueda cumplir con estos requerimientos para lograr eficacia en la compañía. Un programa de escaneo selectivo y bien diseñado puede lograr importantes reducciones en los costos de conversión, al tiempo que cumple con los requisitos de acceso al documento.

Por ello, Iron Mountain, líder global en administración y protección de la información, ha desarrollado soluciones en gestión documental que ayudan a las empresas evaluando el ambiente actual destinado a la administración de documentos, los costos correspondientes, sus necesidades, y a desarrollar una solución administrativa que respalde los objetivos de la organización.

Con las Soluciones de Administración de documentos de Iron Mountain, se obtiene una visibilidad completa y un rápido acceso a los registros comerciales más activos. “El acceso y control mejorados de esta solución integrada acelerarán los procesos comerciales y la toma de decisiones, mejorará el servicio al cliente y apoyará el cumplimiento reglamentario, lo cual traerá resultados favorables en las operaciones de negocio”, afirma al respecto Daniel Carrillo, Gerente de Document Management Solutions y Business Process Management para Iron Mountain México.