CONVIRTIENDO EL FRACASO EN ÉXITO. MALAS PRÁCTICAS DEL BUSINESS INTELLIGENCE

29 de diciembre del 2007 | por Information Builders

El IDC realizó un estudio acerca de la dependencia en las tecnologías del Business Intelligence, que aumenta a medida que los negocios toleran cada vez menos las caídas o cortes de información.

El software de la Inteligencia de Negocios (BI por sus siglas en inglés) surgió en respuesta a la necesidad de tener información precisa y oportuna para la toma de decisiones en los negocios. ¿Por qué es que la mayoría de las organizaciones aún sienten que no han satisfecho sus necesidades de acceso a la información y reporteo?

El software del BI – herramientas, plataformas y aplicaciones, tienen gran potencial para ayudar a las organizaciones a acceder fácilmente a la información necesaria para tomar decisiones de negocios fundamentales y al final, lograr los objetivos del negocio. Pero, como con cualquier tecnología, la implementación, introducción y las prácticas del usuario juegan un rol crítico en el éxito del BI. Explorando los resultados y aún los fracasos durante la implementación del software del BI a través de los años, se pueden encontrar algunas “malas prácticas”. Las cuatro principales son:

1. Asumir que el usuario promedio tiene el conocimiento o el tiempo para usar las herramientas del BI.
2. Permitir que Excel se convierta en la “plataforma” predeterminada del BI.
3. Asumir que un almacén de datos solucionará todos los requerimientos de acceso a la información.
4. Seleccionar una herramienta de BI sin tener un requerimiento de negocio específico.

Estas peores prácticas llevan a las compañías al camino del fracaso del BI. Éstas han sido repetidas por algunas de las mejores compañías del mundo. Son el resultado de querer usar la última tecnología sin tener el conocimiento práctico ni la experiencia. El fracaso se define como costo considerable con poco o sin retorno de inversión.

1. Asumir que el usuario promedio tiene el conocimiento o el tiempo para usar las herramientas del BI

Las herramientas del BI – diseño de reporte, búsqueda adecuada y las herramientas OLAP – proveen un servicio valioso y juegan un papel crítico en la estrategia global de BI. No son, sin embargo, lo que los usuarios del negocio requieren. Los usuarios requieren información fácil, disponible y práctica que sustente la toma sabia de decisiones. Mientras que las herramientas del BI ofrecen la habilidad de descubrir información, simplemente son muy complicadas para la mayoría de los usuarios.

Desafortunadamente, el mercado para el usuario final está lleno de publicidad mal informada de los proveedores indicando que “las herramientas de BI son para todos”. Hoy en día, las herramientas de BI están típicamente dirigidas a los usuarios del negocio porque ya no requieren programación específica o conocimiento de base de datos y su uso ante todo gráfico, con interfase de arrastrar y soltar, permiten a las personas de negocios redactar preguntas y recuperar resultados formateados de bases de datos. Aún con estas propuestas, sin embargo, siguen siendo muy complicadas para que el usuario final las adopte como parte de su rutina diaria.

Además, pocos usuarios de negocios están involucrados con el proceso de decisiones en lo que respecta al BI. Por esta razón, su necesidad de sencillez es desechada y las herramientas son forzadas por los desarrolladores de TI – una receta segura para el fracaso.

2. Permitir que Excel sea la plataforma predeterminada de BI

Excel es sin duda la herramienta de BI más utilizada en el mundo. Mientras muchos la consideran solamente una “hoja de cálculo”, además almacena los reportes financieros de muchas organizaciones. De hecho, ésta se desarrolla bien en la ausencia de aplicaciones verdaderas para BI. En el mejor de los casos, Excel es una herramienta del BI. Pero ésta presenta sus propios problemas.

La belleza de Excel es que provee una interfase simple para las funciones comúnmente requeridas como el cálculo, presentación y visualización de información numérica. Dicha funcionalidad es requerida por los usuarios de negocio, tanto que Excel, como parte del Office de Microsoft, es instalado en casi toda computadora de escritorio y laptop, al igual que en aparatos móviles, alrededor del mundo.

Aún así, Excel causa estragos en la calidad y la consistencia de la información. Esto es especialmente perjudicial en industrias altamente reguladas que deben apegarse a estrictas legislaciones. Consideremos los siguientes escenarios.

Los analistas de negocios desarrollan las hojas de cálculo de Excel para ayudar a las decisiones operacionales del día a día que sus trabajos requieren.

Conformes con la autonomía y sofisticación del análisis que Excel admite, comparten sus innovaciones con sus colegas, quienes después modifican lógica y manualmente la hoja de cálculo con información de sus bancos de información.

Con el tiempo, estas hojas de cálculo con información dudosa se propagan a través de la organización, así los ejecutivos se encuentran tomando decisiones basados en información no rastreable y cuestionable.

El impacto de los errores de información

Excel nunca fue planeado como una herramienta del BI. No es que Excel falle, sino su uso como una herramienta del BI. Mucho de lo que se encuentra en Excel se puso de manera manual y sospechosa, que nunca sería el caso del BI. Las aplicaciones del BI deben ser utilizadas únicamente con información de fuentes confiables y dignas de confianza. Un reporte indica que alrededor de el 7% de la información encontrada en las hojas de cálculo de Excel es errónea.

3. Asumir que un Almacén de Datos (Data Warehouse) solucionará todos los requerimientos de acceso a la información.

Esta práctica es complicada. El almacenamiento de datos es una parte muy importante de la Tecnología de la Información y en particular, es un componente crítico de muchos sistemas analíticos. Por lo que el almacenamiento de datos no es el problema. Más bien el problema surge cuando el almacén de datos es visto como la solución a todos los problemas de información o cuando se espera que la disponibilidad de la información del almacenamiento llevará a los usuarios de negocios a la información.

La verdad es que no todas las aplicaciones requieren un almacén de datos. Varias aplicaciones son mejor acompañadas con integración y tecnología de portal que permite a la información residir donde existe actualmente y extraída según sea requerida. Desafortunadamente, muchas organizaciones fracasan al evaluar si un almacén de datos es la solución ideal para ellas antes de iniciar con el camino del almacenamiento.

Muchas empresas inician el proyecto de almacenamiento de datos antes de tener una solución de BI, aún antes de identificar una necesidad de información, sólo para darse cuenta de que han incurrido en otro gasto sin resolver un sólo problema. Cuando esto ocurre, las compañías inmediatamente suben su costo de hacer negocio.

Las organizaciones se apresuran a crear almacenes de datos por razones que nos son del todo válidas, como:

a) Mi solución de Inteligencia de Negocios lo requiere y no porque tiene sentido para el problema del negocio.
b) Necesito obtener información de más de una aplicación, entonces el almacén de datos fue necesario.
c) Necesito un almacén de datos porque todos los sistemas de información así lo requieren.

Crear un almacén de datos por alguna de estas razones, automáticamente reduce la puntualidad de su información y aumenta el gasto del sistema global. Según Gartner la integración y la movilidad de la información (almacenamiento de datos) puede consumir hasta 80% del costo de la implementación del BI. Los almacenes de datos no se deben implementar sin un entendimiento claro del reto del negocio al que darán soporte, además de que las decisiones por los almacenes de datos deben ser bien investigadas.

4. Seleccionar una herramienta de BI sin un requerimiento específico de negocio

Sin un objetivo específico, el BI no tiene ningún impacto en el negocio. El punto de partida para la creación de una solución de BI se debe realizar en cuanto se identifique un proyecto que solucione un problema específico de acceso a la información en tiempo esperado y en el contexto correcto. “Solucionar un problema” significa que la información acelerará un proceso lento, eliminará un cuello de botella, reducirá el costo de hacer negocios o se convertirá en una nueva fuente de ingresos.

Cuando se identifican claramente estos requerimientos y se utilizan para impulsar el negocio, la implementación del sistema del BI tiene mucho más oportunidades de tener éxito.

A pesar de que lo antes mencionado puede parecer sentido común, puede suceder que alguien en su organización caiga en alguna de estas prácticas. Pero, ¿quién lo podría culpar, cuando las noticias de la industria, proveedores y los consultores de tecnología, promueven lo último en tecnología y prometen toda clase de beneficios? Es fácil caer en la publicidad exagerada.

La buena noticia es que con lo anterior se pueden identificar y combatir estas cuatro prácticas antes de que causen problemas. Además de las soluciones presentadas, se puede considerar lo siguiente:

a) Iniciar el siguiente proyecto identificando cómo la información oportuna entregada en el contexto correcto puede acelerar un proceso, reducir costos, o mejorar la productividad en un área en particular. No inicie un proyecto para un objetivo general.

b) Identificar cuál método de integración de información permitirá preparar la información de la manera más oportuna y menos costosa. Puede darse cuenta de que el almacenamiento de datos es apropiado o tal vez no. Si ya se ha escogido una herramienta, puede que ésta limite sus opciones en esta área.

c) Incluir en el comité usuarios de negocios para asegurarse de que la solución a implementarse será adoptada por todos los usuarios. Para la mayoría de ellos, esto significa una aplicación de BI fácil de usar y que no requiera de mucho de su tiempo. Pero tampoco se deben abandonar las preferencias de los usuarios técnicos. Las herramientas del BI, aunque complicadas, son buenas para proveer a los analistas técnicos del negocio de una manera de contribuir con una nueva perspectiva para evolucionar la aplicación del BI. Asegúrese de que su trabajo pueda ser fácilmente compartido con los usuarios menos técnicos para que todos puedan beneficiarse.

Estos pasos le entregarán resultados con un ROI claramente definido. Tendrá que identificar las necesidades de su negocio abiertamente. También tendrá que preparar el terreno para un uso más amplio, incluyendo a los usuarios reales en el proceso de selección y en la implementación de una aplicación de BI que integre con aplicaciones de escritorio preferidas.