7 DE CADA 10 VIAJEROS DE NEGOCIO CON PROBLEMAS PARA RECABAR FACTURAS DE VIÁTICOS

22 de octubre del 2015 | por Top Management

Edenred México agrega a su solución Ticket Empresarial el sistema “Invoice Collection”, con el cual se reducen al mínimo los trámites administrativos de los viajeros de negocio, para que estos puedan dedicarse a tareas que realmente agregan valor a su organización.

Un proceso que pudiera ser sencillo en realidad afecta a la mayoría de las empresas mexicanas. El esquema de recaudación de facturas, posterior a un viaje de negocio es un asunto complejo. El empleado que realiza el gasto en un restaurante, hotel, línea aérea, etc. debe:

Entregar su RFC, domicilio fiscal y email al establecimiento donde realizó el gasto
Esperar a que la factura llegue a su buzón
Corroborar en el portal del SAT que la factura sea válida
Agregar el comprobante fiscal en su relación de gastos
Solicitar la aprobación del gasto ante su jefe inmediato
Enviar comprobantes y relación de gastos al área contable de la compañía

“Las empresas y los empleados dedican un tiempo valioso a este proceso, el cual tiene un muy bajo aporte en la cadena de valor de productividad”, indicó Areli Nava, Socio consultor de Expense Reduction Analysts México. “En nuestra experiencia hemos identificado que 7 de cada 10 empleados de empresas mexicanas presentan problemas al momento de realizar estos trámites. Además de distraer a los empleados de actividades clave, la mayor parte de las veces no logran reunir todos los comprobantes correctamente, lo que afecta la contabilidad de la compañía ya que éstos se convierten en gastos no deducibles de impuestos.”

Edenred detectó esta necesidad y por ello agrega el sistema “Invoice Collection” a su solución Ticket Empresarial.

Ticket Empresarial permite administrar los gastos de viáticos, representación y caja chica antes, durante y después del viaje, ya que combina una robusta plataforma de administración con un medio de pago nacional e internacional. “Con el sistema Invoice Collection reducimos al mínimo los trámites administrativos, porque buscamos quitarle este tipo de trabajo a los usuarios, de manera que ellos puedan dedicarse a temas que realmente agregan valor a su organización”, comentó Alfredo Bernacchi, Director de Soluciones e Innovación de Edenred.

El sistema Invoice Collection de Ticket Empresarial funciona de la siguiente manera:

∙Cuando los empleados reciben su tarjeta Ticket Empresarial, también reciben una cuenta de correo específica para recibir facturas

∙ El empleado paga sus gastos de viaje con Ticket Empresarial, entrega al comercio los datos fiscales de su empresa y el correo específico asignado por Edenred

∙ Invoice Collection recibe la factura del comercio, la vincula al gasto de la tarjeta Mastercard del empleado en función del monto, fecha y transacción e inmediatamente procede a validarla en forma automática en el portal del SAT.

∙ Una vez validada, se cargará la factura en la plataforma usuario de Ticket Empresarial, directamente en el sistema de reporte de gastos del empleado.

∙ El usuario termina su viaje, ingresa al portal Ticket Empresarial y encuentra las facturas ya cargadas en su sistema de reporte, solicita vía digital la aprobación de los gastos ante su superior y posteriormente envía al área de Contabilidad.

∙ En caso que la factura no hubiera llegado, Invoice Collection envía alertas tanto al empleado como a los administradores del sistema, notificando que hay gastos pendientes de comprobar.

“El Invoice Collection de Ticket Empresarial es sólo uno de los innovadores avances previstos para este año”, comentó el Directivo de Edenred. La experiencia que posee el Grupo Edenred en soluciones de administración de gastos de viaje en España, Francia, Italia y Polonia les permite contar con un sistema de mejoras probados en diferentes mercados. “México es el primer país de América donde Edenred posee esta solución y estamos seguros que en el corto plazo lograremos la preferencia del mercado nacional, como ha ocurrido con otras soluciones”, finalizó Bernacchi.

Liga de interés:

www.ticketempresarial.mx

expensereduction.mx

www.mastercard.com.mx