10 REGLAS DE ORO PARA IMPLEMENTAR BUSINESS INTELLIGENCE

25 de noviembre del 2009 | por Martha Olavarrieta

Information Builders, el líder en soluciones de Business Intelligence (BI), lanza las 10 reglas de oro para implementar de manera exitosa el BI en un proyecto.

En el pasado, las compañías solían gastar mucho dinero en Inteligencia de Negocios, sin embargo no siempre se alcanzaban los resultados esperados. El fracaso del proyecto se pone en evidencia cuando los usuarios comienzan a darse cuenta de la falta de información de calidad y el desarrollo amigable de las herramientas del sistema de BI, reportes que están sobrecargados de información, así como patrones de reportes incompletos o datos incorrectos impactando en la toma de decisiones. Estas deficiencias son generalmente causadas por una debilidad funcional y organizacional en la implementación del Business Intelligence.

Particularmente para los nuevos proyectos en la implementación de BI, es necesario aprender de los errores de los demás para que tu proyecto no falle. Por esta razón Information Builders ha compilado las 10 grandes reglas de oro para los proyectos de BI:

1. Define las necesidades funcionales. Lo primero que debe hacer el equipo del proyecto (que debe estar compuesto por empleados especializados y del departamento en TI), es determinar la información que la aplicación de BI debe de proveer en el momento en que debe estar disponible la información y el formato requerido. Debe concretarse si serán analizados los números de ventas de años, meses o días, los usuarios que necesitarán las aplicaciones de BI y si los análisis de datos son requeridos para los análisis estadísticos.

2. Define el grupo de usuarios. El equipo del proyecto debe definir quiénes serán los usuarios de la solución de Inteligencia de Negocios. Generalmente existen tres grupos de usuarios: los reportes de usuarios en general, los productores y analistas que evalúan el análisis de datos y por último los gerentes y directivos que deciden los objetivos empresariales.

3. Involucra a los usuarios en la etapa de desarrollo. El departamento de sistemas debe crear un prototipo simple de la solución durante el desarrollo del mismo que le permita a los usuarios retroalimentarlo, de esta manera aseguramos que sus requerimientos necesarios sean incluidos en el proyecto. En el desarrollo de un proyecto de Inteligencia de Negocios, los empleados de los diferentes departamentos siempre deben ser incluidos de manera paralela para que estos individuos puedan seguir trabajando con la aplicación de BI en el futuro. Debemos recordar que los usuarios siempre determinarán si el proyecto va por buen camino.

4. Obtén soporte de la Dirección. El equipo del proyecto debe asegurar el respaldo de la Dirección. Esta es la única manera y la más corta para incorporar los objetivos corporativos a largo plazo. Al implementar esta estrategia tendrás la oportunidad de monitorear, obtener y comparar los Key Performance Indicators (KPI) que forman parte de los más importantes índices de operación.

5. Identifica KPI necesarios. El equipo del proyecto debe definir los KPI en consulta con el especialista del departamento. En materia de producción y logística, por ejemplo, los KPI’s tales como “el costo de materiales por pieza” o “rotación de empleados” son variables comprobadas. Esto simplifica la determinación de los objetivos a alcanzar y si son viables o no.

6. Asegura la integración y la calidad de los datos. La integración de los datos es un factor decisivo para el éxito de un proyecto de BI. El equipo debe identificar la disponibilidad de los sistemas operacionales en donde se encuentra la información y la manera en que se deba acceder a los datos ya sea por medio de un acceso nativo o del data warehouse. Para la constante actualización de la Información, el acceso nativo es la mejor opción. Si la calidad de los datos duros no es suficiente, debe ser improvisada una herramienta de software adecuada para poder accesar a las fuentes de los datos.

7. Investiga las herramientas que actualmente se encuentran disponibles en la compañía. Muchas compañías que comienzan a implementar el BI empiezan desde cero. De hecho, es muy probable que existan aplicaciones aisladas con otros equipos o departamentos, y como resultado una diversidad de herramientas, (las más comunes son las hojas de cálculo). Cuando un proyecto está comenzando, deben ser determinadas las herramientas que continuarán siendo funcionales y cuáles serán reemplazadas. En la mayoría de los casos, al estandarizar un solo sistema de BI, se debe asegurar la consistencia de la información enviada a través de la empresa.

8. Opta por el mejor software en Business Intelligence. Por medio de un Proof-of-Concept (PoC), el equipo del proyecto debe tomar la decisión del software más adecuado para el desarrollo del proyecto. Este procedimiento permite al equipo asegurar un mayor nivel de certeza de que el software sacia las necesidades del proyecto.

9. Limita el tiempo de ejecución del proyecto. En este caso aplica una vieja regla: “Si algo toma más de seis meses ya no es un proyecto, es un problema”. Cuando se realiza un nuevo proyecto de BI, los especialistas deben enfocarse y proceder por etapas definidas. Los sub-proyectos deben ser designados de tal manera que el primer módulo ejecutable y operacional debe estar disponible después de dos o tres meses.

10. El BI es un proyecto constante. Los requerimientos de las compañías cambian constantemente y lo mismo aplica para las aplicaciones de BI. Todas las soluciones en Inteligencia de Negocios deben ser continuamente desarrolladas y actualizadas. Esta es la única manera de seguir a la par de los requerimientos del negocio.

“El Business Intelligence tiene principalmente la tarea de controlar, mercadear y vender. Los especialistas de cada departamento están familiarizados con los requerimientos de desempeño administrativo funcional, ahora tienen al alcance los parámetros y datos que ellos necesitan controlar para sus procesos de negocio”, dice Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager en Information Builders Alemania. “El departamento de TI debe construir una infraestructura para las aplicaciones de BI y asegurar una operación de confianza”.