¿Y PARA QUE SIRVEN LOS DATOS?

12 de junio del 2007 | por Francisco Olvera*

· ¡ Los datos son un activo de la compañia!

La respuesta debe ser parecida a: “por supuesto que los datos tienen utilidad, ¡son un activo de la compañía!”. En la operación diaria, el uso que se da a los datos parece contradecir esta lógica irrefutable, ya que la utilidad y el valor tangible que se obtiene de los datos resulta marginal. Los datos son un activo de la compañía, y como tal deben ser administrados, pues cuando solo se almacenan y no se toman acciones para generar conocimiento a partir de ellos, resulta igual que guardar dinero bajo el colchón.

Los datos son el registro de las operaciones cotidianas y representan la única evidencia del desempeño de la organización. Se esperaría que las decisiones siempre estuvieran sustentadas en una cadena de conocimiento – experiencia – datos. La realidad es que el proceso de toma de decisión en las compañías no siempre se basa en datos duros, y esto es un problema que no depende solamente de la tecnología de información con la que se cuenta. Cuando menos, tiene tres aristas más: cultura, capital humano y la existencia de un proceso formal de generación de conocimiento.

Una propuesta para generar un entorno que permita a las compañías aprovechar sus datos como un activo y habilitar un proceso efectivo de toma de decisión, es el Modelo de Evolución de la Información (IEM, por sus siglas en inglés). Este modelo transformador considera 5 niveles en los que se debe ir evolucionando para lograr mayor madurez en el aprovechamiento de la información para una mejor toma de decisiones. En cada nivel se describen las habilidades, capacidades y características que tiene una compañía, detalladas en las cuatro dimensiones propuestas anteriormente: generación de conocimiento, cultura, capital humano y TI.

Nivel 1. Operar, palabra clave: sobrevivir. Las compañías que están en este nivel se caracterizan por enfocarse en lo cotidiano y centrarse en las habilidades que aportan algunos individuos. Los métodos de búsqueda y análisis de la información son llevados a cabo en forma aislada y poco automatizada, y los resultados que ellos obtienen son aceptados como verdades corporativas. Estos “caciques” de la información, la usan como medio de control y se pierde la oportunidad de compartir el conocimiento con la compañía, así como el riesgo de redundancia en ciertas actividades, por ser desarrolladas aisladamente.

Nivel 2. Consolidar, palabra clave: repetir. Con un enfoque centrado en los diversos departamentos de la compañía, se caracteriza por una competencia entre departamentos que genera silos de información, donde generalmente se suscitan situaciones de nosotros y ellos. Se cuenta con indicadores, procesos de recolección y toma de decisión a nivel de cada departamento, pero la integración corporativa es poco automatizada y da pie a que se “maquillen” los resultados en la competencia de un área a otra. La mayoría de las empresas hoy en día (no solo en México, sino a nivel mundial) se encuentran aquí.

Nivel 3. Integrar, palabra clave: estabilizar. Con una perspectiva corporativa, la información es integrada a lo largo de la compañía y se usa para toma de decisiones y gobierno corporativo. Los conceptos de administración son aceptados y hay un marco general para la interpretación de los datos aceptado corporativamente. Los procesos de recolección de datos son operados por sistemas integrales (ERP’s, CRM’s, etc.) y existe conciencia institucional en la calidad de los datos. Los procesos de generación de conocimiento se desarrollan y se analizan los datos para apoyar la toma de decisiones importantes de la dirección.

Nivel 4. Optimizar, palabra clave: mejorar. Hay una mentalidad de mejora incremental, se establecen ciclos completos de análisis, aprendizaje y aplicación de resultados. El conocimiento se comparte mediante colaboración y se generan grupos de interés multi-disciplinarios. Existe una conciencia corporativa por generar valor a partir de los datos y se cuenta con herramientas avanzadas de análisis, pronóstico y generación de escenarios, esto para apoyar la toma de decisiones en todas las áreas y niveles

Nivel 5. Innovar, palabra clave: definir. Se tiene acceso muy amplio, no sólo a datos de la compañía, sino a información de la industria. Los grupos de análisis integran a los socios de negocio y la generación de riqueza de la compañía se basa en innovación. La información se emplea para pronosticar y reducir el riesgo de los proyectos. Se trabaja constantemente en un ambiente de incubación de ideas, que requieren de elevadas capacidades de simulación y optimización.

Como pueden apreciar, el IEM es un auxiliar para que las compañías obtengan valor de los datos al administrarlos como un activo estratégico. Cuando una compañía se mira a través de este modelo, puede presentar diferentes grados de madurez en cada una de las dimensiones, lo cual da un perfil de su estado actual y sirve de guía para trazar un plan de acción para alcanzar diferentes perfiles de madurez de acuerdo a su estrategia.

Francisco Olvera es Director de Estrategia Comercial de SAS Latinoamérica Norte.
Su correo electrónico es: francisco.olvera@sas.com