MEJORES PRÁCTICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD DE INFORMACIÓN EN EL SECTOR FINANCIERO

3 de diciembre del 2006 | por Andrea Ramírez Riestra

· 60 por ciento de las empresas públicas y privadas del país, son afectadas por delitos patrimoniales (Deloitte).

· El costo de una hora de interrupción en una compañía del sector financiero se estima entre $1 millón 200 mil dólares y $2 millones 900 mil dólares. (Dynamic Markets).

Según Iron Mountain, líder mundial en servicios de administración y
seguridad de información, los cambios significativos en las regulaciones han incrementado dramáticamente el nivel de responsabilidad corporativa esperado por todos los negocios. De pronto, hay muchas leyes para proteger la privacidad de los individuos y asegurar un comportamiento legal, contable, laboral y ético. Eso significa que todos necesitan ser mucho más ágiles, consistentes y responsables en el manejo de información, así como en el control y disposición de archivos.

Por otra parte, el cúmulo de documentos que llegan a perderse en siniestros, como explosiones, incendios, terremotos o inundaciones, hacen indispensables los servicios de almacenamiento y resguardo de archivos, para la recuperación de información. Gracias a la tecnología digital, pueden archivarse en un disco compacto. Sin embargo, no es el caso para el almacenamiento de facturas, contratos, títulos hipotecarios, comprobantes fiscales y otros que deben de permanecer conservados físicamente hasta por medio siglo.

Iron Mountain, responde a las demandas específicas del sector bancario,
financiero y de seguros a través de soluciones de almacenamiento, acceso y recuperación de sus archivos.

De acuerdo a Dynamic Markets, en términos económicos, el costo de una hora de interrupción -en una compañía del sector financiero- se estima entre $1 millón 200 mil dólares y $2 millones 900 mil dólares.

Las nuevas regulaciones y leyes que se han implementado en nuestro país, como la Ley Sarbanes Oxley, la cual aplica a empresas americanas que trabajan en México y les exige ordenar y tener la información disponible para cualquier consulta posterior, han hecho que los Directores Generales y de Finanzas utilicen este tipo de soluciones para responder de manera adecuada a las auditorías que les realizan constantemente.

Por otra parte, leyes como la del mercado de valores o la de transparencia de la información, y la posibilidad de que cualquier ciudadano pueda consultar datos de su gobierno, también ha ayudado a cambiar la cultura respecto al archivo de documentos. El cumplimiento de las regulaciones aumenta la competitividad de la empresa además de prevenir multas y sanciones.

Según Deloitte, cerca del 60 por ciento de las empresas públicas y privadas del país, son afectadas por delitos patrimoniales; este tipo de incidencias generan empresas menos eficientes y más vulnerables y es que nueve de cada diez compañías presentan irregularidades vinculadas con el robo, fraude o abuso de confianza.

Es así como las empresas mexicanas, no obstante el tamaño ni el giro, se familiarizan cada vez más con la necesidad de estas soluciones y se percatan de lo valioso que es mantener sus archivos de forma segura y ordenada, ya sea para consultas posteriores solicitadas por Hacienda o para la adecuada toma de decisiones.

Hace 60 años, Estados Unidos innovó en este tipo de servicio y hoy en día obtiene grandes ganancias por el resguardo de papel, aún cuando la
tecnología esté tan avanzada. A raíz de que surgió el correo electrónico, se pensó que ya no habría papel, pero hay mucha gente que lo imprime y lo guarda. Seguimos acostumbrados al papel y por lo menos los próximos 20 o 30 años se seguirá con esa dinámica.

Iron Mountain cuenta con extremas medidas de seguridad en sus instalaciones, donde es posible almacenar archivos de papel activos o inactivos así como los archivos vitales e irremplazables (como escrituras, títulos, fideicomisos, contratos, certificados, bonos, documentos notariados, etc.) La empresa tiene, en todo el país, una capacidad de 5 millones de cajas, distribuidas en 10 bodegas para el papel y 2 cintotecas para medios magnéticos, los cuales están disponibles las 24 horas del día los 365 días del año.

La gran cantidad de información generada por las empresas exigen la
destrucción de la información no necesaria. Los servicios de Iron Mountain incluyen la destrucción testificada y certificada usando trituradoras industriales, asegurando que se proteja la confidencialidad de los clientes y su información.

Iron Mountain hace las siguientes recomendaciones en el área de
administración de información a los CEO’s y CFO’s:

• La empresa debe contar con el apoyo de consultores experimentados en administración de información que conozcan los requerimientos específicos de las nuevas reglamentaciones: Ley Sarbanes-Oxley y la nueva Ley del Mercado de Valores.
• La Ley General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, en el Artículo 140, obliga a las Aseguradoras y Afianzadoras del país a resguardar su información por lo menos 10 años.
• La administración de información permite reducir costos, a través de la
optimización de espacios, la disminución del riesgo de sanciones, la
protección de la continuidad del negocio en caso de desastre y la mejora de procesos. Por esto, la empresa debe contar con claras políticas y procedimientos de administración de información.
• Como primer paso, la empresa debe realizar una evaluación de la situación actual de sus políticas de administración de información (archivos en todos los formatos, información vital, retención, etc.).
• La empresa debe elegir un programa de administración seguro, confiable y eficiente que se ajuste a las necesidades de la compañía.
• Contar con un sistema efectivo de retención de archivos, que incluya
procedimientos de destrucción de información obsoleta, representa grandes ahorros para la empresa.
• Incluir a la Administración de Información como parte de los procesos
internos de auditoría de la empresa para asegurarse de que funciona conforme a los requerimientos legales.