CINCO ERRORES A EVITAR EN LA EDUCACIÓN DE LOS USUARIOS DE UN ERP

25 de noviembre del 2010 | por Martha Olavarrieta

Dejar de lado la educación de los usuarios siempre representa un riesgo al implementar un sistema ERP (Planeación de Recursos Empresariales). A la larga, este factor puede ocasionar pérdida de productividad o dar lugar a la idea de que el sistema no se está aprovechando al máximo. Conozca aquí los cinco errores que deben evitarse al planear la capacitación de los usuarios en el ERP.

Las soluciones de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) están diseñadas para mejorar la eficiencia de las operaciones y los procesos empresariales. Sin embargo, para que el software ofrezca valor, los usuarios finales deben desarrollar las habilidades y conocimientos necesarios que les permitan utilizarlo con eficacia. Ante esto, la adopción de este conocimiento resulta crítica para lograr una implementación exitosa del software y permitir su uso continuo. Sin usuarios educados, el software se convertiría en inutilizable, demasiado complejo y finalmente sería la solución “equivocada” debido a su incapacidad para ofrecer un retorno de la inversión comprobable.

“A lo largo de la última década hemos visto cómo la educación en el ERP ha dejado de ser un mero ejercicio técnico para convertirse en un componente clave del éxito de una implementación de software”, afirma José Luis Jahuey, gerente regional consultoría para Latinoamérica y el Caribe en Epicor Software. “A pesar de los esfuerzos continuamos viendo que la inadecuada capacitación del usuario final con frecuencia se cita como la razón principal de la incapacidad del software para cumplir las expectativas. Existen varios errores que las empresas podrían evitar fácilmente con un poco de planeación y preparación”.

Error número 1 – Incapacidad de comprender que es educación, no capacitación
Existe una clara diferencia entre capacitar y educar. La capacitación consiste en explicar y demostrar “cómo” realizar una tarea. La educación consiste en explicar “por qué” se realiza la tarea y cuál es su función en los procesos empresariales de la compañía. Los programas de capacitación con frecuencia se enfocan en cómo utilizar el software.

Al respecto Jahuey explica: “Aunque la capacitación es vital , resulta igualmente importante educar a los usuarios en los procesos empresariales subyacentes, así como diseñar materiales educativos y ofrecer métodos de acuerdo a sus necesidades únicas. No dependa de un proveedor para comprender a detalle su negocio, esa es responsabilidad de usted.”

Por ejemplo, el usuario encargado de los pedidos necesita entender que un pedido mal ingresado puede afectar en forma negativa los procesos de compra, de fabricación y de cuentas por cobrar; y, desde luego, la satisfacción del cliente.

Error número 2 – No mezclar el aprendizaje formal con el informal
El aprendizaje formal consiste en aprender dentro de un ambiente estructurado (salón de clases), mientras que el aprendizaje informal se lleva a cabo de manera no estructurada (como un resultado de hacer tu trabajo).

“La investigación ha demostrado que hasta el 75% del aprendizaje tiene lugar de manera informal”, comenta Jahuey. “Eso significa que las empresas tienen que adaptarse a los dos tipos de aprendizaje. Mientras que el aprendizaje formal es sencillo, el informal puede estar compuesto de elementos como ayuda contextual o cursos integrados en el software”.

Error número 3 – Aplicar un solo método educativo
La educación también debe tomar en cuenta que la gente aprende de diferentes maneras.

“Utilizar una mezcla de métodos de aprendizaje tales como leer, ver y hacer, mejora la retención del conocimiento”, dice Jahuey. “Por lo tanto, se deben conocer las preferencias del estudiante más allá del curso inicial. Eso podría tomar forma a través de una diversidad de métodos como tutoriales basados en la web, guías de usuario o recursos como documentos de preguntas frecuentes para las consultas en el trabajo”.

Error número 4 – Falta de planeación para la educación a largo plazo
La educación en software empresarial es un ciclo continuo. La necesidad de educar no concluye con la implementación y la operación del software. Los empleados nuevos, los cambios en la organización (procesos y gente) y las actualizaciones a los sistemas crean la necesidad continua de seguir educando. Los programas educativos más eficaces definen la aceptación y competencia inicial del usuario al momento de la implementación, y mantienen y desarrollan las habilidades del usuario a largo plazo. El ciclo de vida de la educación es un proceso permanente de evaluación, planeación, capacitación y soporte.

Error número 5 – Considerar que la educación es un gasto
Conforme el software empresarial evoluciona, las empresas deben dejar de considerar a la educación únicamente como un gasto y comenzar a verla como una inversión. Las compañías inteligentes reconocen que para recibir el valor de una inversión en software empresarial, sus usuarios deben ser capaces de utilizar ese software con destreza y conservar esa habilidad con el paso del tiempo.

“Las empresas que evitan cometer estos costosos errores pueden obtener beneficios reales y tangibles, incluyendo una mejor productividad, un mayor gasto y presupuesto para la educación, una adopción del conocimiento más rápida para los usuarios, una reducción en errores de los usuarios y en tiempo perdido, así como una menor cantidad de llamadas a soporte que podrían acumularse con el tiempo”, concluye Jahuey.

Más que un requisito algo indispensable
Para obtener los beneficios deseados, la educación se debe considerar como algo indispensable. Ésta debe ser eficaz, y para lograrlo necesita informar y alinear a los usuarios respecto al por qué, qué y cómo el software los impactará a ellos, a los procesos y a las operaciones; utilizar diferentes métodos educativos; apoyar el aprendizaje formal e informal; y ser continua y transformarse para satisfacer las necesidades evolutivas de los usuarios y de la empresa.